مراحل اسکن اسناد و مدارک که ما برای تبدیل کاغذ به فایل دیجیتالی انجام می دهیم
قبل از توضیح در مورد مراحل اسکن باید این امر را گوشزد که روش اسکن با توجه به نوع پروژه (نوع، تیراژ، سرعت، دقت، اهمیت و …) متغیر است و ممکن است مراحل به صورت خیلی پیچیده تری (استفاده از ماشین های مخصوص و تشخیص ماشینی) توسط تیم ما انجام شود.
در اینجا ما نمونه ای از مراحل که بیشتر مورد استفاده قرار می دهیم را برای آگاهی شما عزیزان از روش کار ما شرح می دهیم. شعار تیم ما افزایش سطح علمی مشتریان قبل از شروع پروژه و انتخاب بهترین گزینه است.
برای مشاهده مراحل نمونه با ما همراه باشید …
گردآوری
برای شروع اسکن ابتدا ما نیاز داریم تا تمامی اسناد مورد نیاز جهت اسکن در یک مکان گردآوری شود (در مواردی که اسناد مورد نیاز جهت اسکن رجوع مکرر دارند به صورت فازی انجام می شود) این امر می تواند درمحل شما (استقرار تیم ما در محل شما) یا با انتقال اسناد به محل ما انجام شود.
آماده سازی
پس از گردآوری (چه در محل ما چه در محل شما)، جهت اسکن نیاز است چندین عملیات نسبت به نوع اسکن بر روی فایل فیزیکی انجام شود، از این عملیات می توان به نصب بارکد اشاره کد، البته مجددا تاکید می شود بسته به نوع پروژه، روش انجام کار ممکن است کاملا متفاوت تر باشد مثلا برای اسکن کتاب مراحل ۱۸۰ درجه تفاوت دارد که ما راه حلی متفاوتی برای آن داریم.
اسکن
پس از آماده سازی عملیات اسکن شروع می شود، این عملیات با توافق قبلی انجام می شود و به طور کل با توجه به متغیرهای فراوان (نوع اسکن، کیفیت اسکن، سرعت اسکن، فایل خروجی، نرم افزار و …) مراحل متفاوت است. انتخاب سخت افزار و نرم افزار مناسب جهت اسکن در این مرحله یکی از اصلی ترین کارها است. قبل از شروع اسکن، چندین نمونه برای اطمینان از بهترین کیفیت خروجی گرفته می شود.
فرآیندهای پس از اسکن
فرآیندهای پس از اسکنپس از اسکن و تبدیل کاغذ به فایل های دیجیتالی، عملیات های مختلفی نسبت به نوع پروژه (نوع اوراق ، رنگ ، کیفیت ، اهمیت و …) بر روی فایل های اسکن شده انجام می شود. از جمله این عملیات می توان به فهرست سازی، OCR، همسان سازی صفحات، بهینه سازی رنگ ها، افزایش کیفیت و … اشاره کرد. البته خاطر نشان می گردد که تمام این عملیات وابسته به نرم افزار مورد استفاده نهایی می باشد.
نمونه گیری
هنگامی که قسمتی از کار کامل شد، یکی از مدیران ما برای شما نمونه ای از فایل نهایی را جهت تایید برای شما ایمیل می کند. (در پروژه هایی که در محل شما انجام می شود، چند فایل پس از اسکن به مسئول مربوطه برای تایید تحویل داده می شود) به این ترتیب می توان از کیفیت خروجی مطمئن شد.
انتقال فایل های نهایی در CD یا ارسال اینترنتی فایل ها به صورت رمز گذاری شده
انتقال فایل های نهایی در CD یا ارسال اینترنتی فایل ها به صورت رمز گذاری شدهپس از تایید فایل نمونه توسط شما، ما بقیه کارها را انجام می دهیم، پس از اتمام کارها با توجه به توافق قبلی (با یا بدون نرم افزار مدیریت اسناد، نوع فایل، و …) ما فایل ها را درون سی دی ریخته، یا با درخواست شما آن ها را برای شما به صورت رمزگذاری شده و کاملا امن برای شما ایمیل می کنیم، همچنین در مواقعی که نیاز به سیستم مدیریت اسناد به صورت معمولی یا تحت وب است، ما خود فایل ها را آپلود و همراه با سیستم به شما تحویل می دهیم.
بازگرداندن و یا خرد کردن اسناد کاغذی
بازگرداندن و یا خرد کردن اسناد کاغذیپس از اتمام اسکن و تحویل فایل های دیجیتال، و ارسال یک فایل پشتیبان (بک آپ) برای شما، طبق توافق، یا اسناد فیزیکی به شما برگردانده می شوند و یا توسط خرد کن های ما خرد می شود که از سرقت اطلاعات به طور کامل ایمن باشند. باید توجه داشت که اطلاعات تنها چیزی هستند که پس از سرقت نمی توانیم از آن اطلاع پیدا کنیم.