مدیریت دستی اسناد در شرکت ها تخلیه بودجه برای آن مجموعه را بدنبال دارد، اما طبق بررسی ها شرکت ها تمایل دارند از این تخلیه بودجه چشم پوشی نمایند. اما در مجموع هر مجموعه ای به دنبال راهی برای صرفه جویی در هزینه ها است؛ از تعدیل کارکنان برای کاهش هزینه ها گرفته تا هرچیزی،یک تغییر ساده از مدیریت فیزیکی اسناد به مدیریت الکترونیکی اسناد میتواند صرفه جویی در هزینه ها  را به ارمغان آورد.

چگونه اسکن و ایجاد آرشیو دیجیتالی از اسناد سبب ذخیره بودجه می شود؟

طبق یک مند قدیمی، سیستم مدیریت دستی اسناد مخارجی دارد، برای نمونه اگر تعداد زیادی از اسناد و فایل های شرکتی نیاز به جابه جایی داشته باشند قطعا این جابجایی ارزان به نظر نمی رسد؛ هزینه های ذخیره سازی می تواند بسیار گزاف باشد.

با اسکن و ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، شرکت ها و سایر مجموعه ها دیگر نیاز به نگهداری پرونده های و نسخه های فیزیکی نخواهند داشت. در یک سیستم مدیریت دستی اسناد، اسناد و مدارک برای استفاده همزمان و یا بررسی های بیشتر نیاز دارند از آنها فتوکپی گرفته شود که این امر سبب هدر رفته هزینه (هزینه های نگهداری دستگاه های کپی، هزینه کاغذ، هزینه جوهر و …) می شود. با اسکن اسناد می تواند تمام این هزینه را حذف نمود و می توان در صورت لزوم اطلاعات را به طور کامل از طریق پست الکترونیک و یا در شبکه کامپیوتری برای همه به اشتراک گذاشته شود که این روش هم موثرتر است هم کم هزینه تر از روش های بایگانی دستی است.

از طریق یک سیستم بایگانی دیجتالی اسناد مدیریت اسناد به شدت راحت تر می شود و نیازی به انجام عملیات های طولانی مدت برای دسترسی و یافتن اسناد مورد نظر وجود نخواهد داشت.

با مدیریت الکترونیکی اسناد و ایجاد یک سیستم بایگانی دیجیتال مدیریت منابع را می توان در هر جا و هرمکانی تنها با یک کلیک انجام داد؛ اگر شما نیاز دارید اسنادتان دیجیتالی شود و دسترسی آسانی به آنها داشته باشید از طریق فرم تماس با ما، با شرکت ما در ارتباط باشید.