نوشته‌ها

مدیریت-سابقه

آیا نیازمند یک استراتژی برای مدیریت سوابق هستید؟

/۰ دیدگاه /در /توسط

نگهداری سوابق برای تمام شرکت ها ضروری است. داشتن سوابق سازمان کمک می کند تا حفظ اطلاعات، بازیابی اطلاعات به موقع در کسب و کار، مطابق با مقررات به درستی انجام پذیرد و این کارتضمین می کند که اطلاعات حساس شما ایمن خواهد بود.

پیاده سازی یک استراتژی برنده برای تجارت شما

اما آیا تمام تکنیک های مدیریت سوابق موجود، استراتژی مناسبی برای کسب و کار شما را دارا است؟ در اینجا برخی از نیازهای رایج مدیریت مدارک و استراتژی مناسب آن را بیان می نماییم :

پاکسازی درهم و برهمی: همانطور که صندوق های ذخیره سازی درهم و برهمی چند برابررا ایجاد کرده و در نهایت بیشتر فضای اداری را اشغال می کنند . دو گزینه اساسی برای کاهش این ازدهام وشلوغی وجود دارد. اول، شما می توانید به سادگی پرونده ی خود را خارج از مکان سازمان یا شرکت خود و در یک مرکز ذخیره سازی سوابق امن ذخیره کنید . راه دوم ، تبدیل اسناد ثبت شده خود به صورت فایل های الکترونیکی است . از آنجا که میلیون ها پرونده می تواند بر روی یک دیسک مناسب ذخیره شود ، این کار یک راه خوب برای صرفه جویی در فضا خواهد بود .

مدیریت و نگهداری سوابق: در کسب و کار تولید ، کاغذ و اسناد باید برای طول چرخه زندگی مراقبت شوند. برخی از اسناد، به ویژه مالیات ها و فایل های حقوقی، باید برای چند سال حفظ شود. مناسبترین راه ، ذخیره سازی این اسناد در یک مرکز خارج از محل می باشد . با این حال ،  تبدیل آنها به اسناد الکترونیکی با تمامی سوابق دیگر، دسترسی سریع به اسناد مهم را برای پرسنل فراهم می نماید .

ذخیره سازی اسناد برای همیشه: فایل هایی که برای همیشه به آنها احتیاج دارید ، باید به خوبی آرشیو و ذخیره سازی شوند. با ذخیره سازی آرشیوی، سوابق باید در یک آب و هوا تحت کنترل در یک مرکز ، که به این کار اختصاص داده شده، به صورت امن محافظت شود. ذخیره سازی الکترونیکی گزینه دیگر خوبی برای ذخیره سازی طولانی مدت است. داده های دیجیتال علاوه بر این که در طولانی مدت از آسیب مصون هستند ، نسبت به اسناد کاغذی فضای کوچکی را نیز اشغال می نمایند .

حفاظت از اطلاعات حساس: مسئولیت اصلی مدیریت سوابق بیشتر ذخیره سازی فایل های قدیمی و همچنین امن نگهداشتن این فایل ها است . از آنجا که موارد تقلب و سرقت برای هر کسب و کاری می تواند رخ دهد، این کار از اهمیت زیادی برخوردار است . قفل کردن فایل و محدود کردن دسترسی با کلید و کلمه عبور از راه های کنترل امنیت در مدیرت اسناد به شمار می رود . تغییر کلمه عبور بطور مکرر و نصب فایروال و آنتی ویروس نیز دیگر روش ها برای بالا بردن امنیت فایل های قدیمی است . آیا تبدیل سوابق حیاتی خاص به شکل الکترونیک و مدیریت تمام فایل های حساس در یک مخزن آنلاین مطمئن بهتر است یا ذخیره سوابق در یک مرکز امن خارج ازمحل !

نیاز به یک برنامه برای مدیریت پرونده می تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد ، اما در یک چیز مشترک است و آن هم این که همه مجریان کسب و کار باید به نوعی از استراتژی نگهداری و ثبت مدارک استفاده نمایند . برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مدیریت مدارک، با ما در تیم دیجیتال داک تماس بگیرید.

منبع 

مدیریت سوابق

مدیریت سوابق دیجیتال چیست؟

/۰ دیدگاه /در /توسط

مانند بسیاری از فرآیندهای”مدیریت”، ریشه ی مدیریت اسناد به یک شرکت و یا سازمان که نیاز به ذخیره تعدادی معین از اطلاعات برای بازیابی بعد از شواهد را دارد ، باز میگردد. سوابق می تواند هر چیزی مانند قرارداد، یا صورت حساب شکایات یا هر چیزی که یک شرکت ممکن است در آینده به آن نیاز پیدا کند، یا تایید رویدادی خاص، باشد. سیاست ها و روش ها برای مدیریت چرخه عمر درثبت دنباله اطلاعات، به طوری که از هر جنبه ای کاملا قابل دسترس باشد، متفاوت است.

قبل از ظهور سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، فرآیند بایگانی به صورت دستی انجام می پذیرفت و در صورت نیاز با استفاده از فهرست بندی دستی، عمل بازیابی انجام می گرفت و در نهایت پرونده هایی که باید حفاظت میشد یا پرونده های منقضی شده، به طور معمول به میکروفیلم نقل مکان میکرد.

با گسترش اطلاعات، نیاز به ایجاد سیستم مدیریت اسناد کم کم در بین سازمان های بزرگ شایع شد. زیرا افزایش هزینه ها و کمبود فضا باعث شد که شرکت ها و سازمان ها به فکر چاره ای برای کاهش هزینه های رو به افزایش، در ارتباط با روش مدیریت سنتی سوابق باشند.

در ابتدا، شرکت های محدود ارائه دهنده سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در اطراف سازمان هایی که نیاز به این امر داشتند متمرکز شده بودند که مقدار کمی از نیازهای گسترده ی مدیران توسط این شرکت های محدود ارضا می شد. علاوه بر این، نرم افزار DM تقریبا به طور انحصاری در ایجاد و ذخیره سازی اسناد الکترونیکی متمرکز بود [ به این معنا که یک راه حل ترکیبی که هر دو یعنی کاغذ و اطلاعات مدیریت الکترونیکی مورد نیاز بود] و این مدیریت الکترونیکی اسناد را محدود می کرد .

وقتی مدیریت الکترونیکی سوابق انجام شد، پروندهایی که دچار هرج و مرج غیر قابل نظمی بودند، با رویکرد بسیار متفاوتی با ذخیره سازی اطلاعات پرونده ها مواجه شدند. به دلیل عدم وجود استاندارد مرجع در بسیاری از کشورها، در یک توافق مشترک روش ERM (مدیریت الکترونیکی سوابق) بهترین روش برای رسیدگی به پرونده ها  انتخاب شد. در انگلستان – دفتر عمومی ثبت (PRO) که در حال حاضر آرشیو ملی است – مسئول جمع آوری نهادهای دولت مرکزی با یکدیگر و با توافق به یک رویکرد مشترک با ERM روی آورد .

اتحادیه اروپا پس از مطالعه کارهای انجام شده توسط PRO که هنوز هم به عنوان یک استاندارد در بخش عمومی مورد استفاده قرار می گیرد،  مجموعه ای دقیق از دستورالعمل ها و الزامات مورد نیاز برای مدیریت سوابق الکترونیکی ایجادکرده است .

پس از آن بسیاری از شرکت های ارائه دهنده سیستم مدیریت اسناد که قبلا نیاز به مدیریت سوابق را نادیده گرفته بودند، یا عرضه کنندگان RM  با راه حل های DM خود نرم افزارهای مدیریت سوابق را نیز پوشش دادند.

برای اینکه یک سازمان تعیین نماید که آیا برای مدیریت اسناد باید سطح بالاتری را انتخاب کند یا نه و انتخاب یک راه حل درست، بر اساس ملاک های ERM است.

برای اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و مدیریت اسناد به صفحه اسکن اسناد مراجعه نمائید.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

۱۰ نوآوری در تاریخ مدیریت اسناد

/۰ دیدگاه /در /توسط

افزایش راندمان در اسکن اسناد۵۰۰۰ قبل از میلاد: لوح اصلی

 مدت ها قبل ازلوح های دیجیتال امروز(تبلت ها) ،از یک لوح بسیار متفاوت برای ضبط و مستند سازی اطلاعات استفاده می شد.این لوح را از سنگ، خاک رس و یا موم ساخته، و در آن داستان، متون مقدس و محاسبات ریاضی را حک می کردند. این قرص مستطیل شکل به اندازه یک ورق کاغذ امروزی بوده است که تقریبا ۱۲ کیلوگرم وزن دارد.

افزایش راندمان در اسکن اسناد۳۰۰۰ سال قبل از میلاد: پاپیروس

 اگر چه در حال حاضر عملا پاپیروس منقرض شده،اما گیاه پاپیروس زمانی به عنوان منشا اصلی برای مقالات در مصر باستان و بین النهرین مورد استفاده قرار می گرفته است. در اوایل ۳۰۰۰ پیش از میلاد، این گیاه محکم از سواحل رودخانه نیل جمع آوری و به صورت رول توسط آدامس طبیعی از گیاه پاپیروس به هم متصل می شده است . اسناد پاپیروس مربوط به فراعنه باستانی هنوز وجود دارد، که این نشانگر دوام بسیار زیاد این ماده طبیعی می باشد.

روزنامه۱۴۴۰: چاپ مطبوعات

چاپ مطبوعات ، توسط یوهانس گوتنبرگ در یک شهر کوچک آلمانی در سال ۱۴۴۰ اختراع شد و هنوز به طور گسترده ای به عنوان یکی از تاثیر گذار ترین نوآوری های عصر مدرن شناخته شده است. گوتنبرگ از طریق ترکیبی از مرکب و فلزات ، قطعات متحرک را آغشته به نفت می کرد و کم کم این دستگاه با پیشرفت علم ، پیشرفته تر شد.

پاکن مداد۱۷۷۰: مداد پاک کن

قبل از اختراح و تولید پاک کن رایج، سنگ، موم و حتی تکه نان برای پاک کردن نشانه گذاری های ناخواسته مورد استفاده قرار می گرفت. تا اینکه سال ۱۷۷۰ مهندس انگلیسی ادوارد نارین به طور تصادفی قطعه ای از لاستیک را به جای خرده نان برای حذف نشانه گذاری های مداد استفاده کرد که منجر به کشف مداد پاک کن شد.

صرفه جویی در فضای کاری در اسکن اسناد۱۸۹۸: پر کردن کابینه

 ادوین سیبلز دریافت که سیستم پر کردن جعبه مخصوص نامه ها ناکارآمد و وقت گیر است، بنابراین او اولین سیستم بایگانی عمودی را در سال ۱۸۹۸ اختراع کرد، که در نهایت انقلابی در نگهداری سوابق و اسناد به وجود آمد .این اختراع مراحل بازیابی اطلاعات ها را آسان تر وبهره وری محیط کار را افزایش داد.

جداسازی۱۸۹۹: گیره کاغذ

 ​​مخترع نروژی یوهان والربرای اولین بار یک گیره کاغذ را درسال ۱۸۹۹اختراع و به ثبت رسانید. گیره کاغذ برای ضمیمه کردن بلیط به یک پارچه مورد استفاده قرار می گرفت و در ظاهر با گیره کاغذ رایج امروزی متفاوت بود. گیره کاغذ قدیمی بیضی شکل بوده وتوسط سنگ ساخته میشده و در انگلستان طراحی و به طور گسترده ای به عنوان “سنگ” کلیپ شناخته شد.

خرد کردن اسناد۱۹۰۹: کاغذ خردکن

 اولین کاغذ خردکن در سال ۱۹۰۹ توسط آبوت آگوستوس اختراع شد.

او سی آر۱۹۱۴:دستگاه تشخیص کاراکتر نوری (OCR)

 تکنولوژی OCR باعث می شود متن اسکن شده (که پس از اسکن به عکس تبدیل می شود) توسط ماشین تشخصی داده شده و قابل ویرایش شود. در ابتدا، این فن آوری برای توسعه دستگاه های خواندن کد برای نابینایان و تلگرافهای اولیه مورد استفاده قرار گرفت.

کامپیوتر شخصی۱۹۵۷: کامپیوتر شخصی

 اولین کامپیوتر شخصی IBM در سال ۱۹۵۷ با یک برچسب ​​قیمت ۵۵۰۰۰ دلار معرفی شد. اولین کامپیوتر قابل برنامه ریزی، برای استفاده توسط یک نفر در یک محیط اداری بود. وزن این کامپیوتر۳۴۰کیلوگرم و برای محاسبات ریاضی سریع در محیط های دانشگاهی ، عملیات اطلاعاتی نظامی استفاده می شد.

لوگوی اینترنت۱۹۸۲: اینترنت

 در فرم ابتدایی ترین آن، اینترنت مجموعه پروتکلها در سال ۱۹۸۲ به عنوان اولین شبکه اطلاعات در سراسر جهان معرفی شد. از طریق ایجاد اینترنت، اطلاعاتی را می توان در سراسر جهان در کسری از  ثانیه به جایی دیگر که شاید با هواپیما هم چند روز فاصله داشته باشد، ارسال کرد . امروزه شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن سند با استفاده از اینترنت و با برنامه های گوناگون، اسناد اسکن شده را براساس نیاز مشتری به فرمت های دیجیتال مختلف تبدیل می کنند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

DMS-مدیریت اسناد

مزایای DMS (سیستم مدیریت اسناد)

/در /توسط

مزایای سیستم DMS به دو مورد زیر تقسیم می شود:

–         محسوس

–         نامحسوس

مزایای محسوس اتفاق هایی است که می تواند به مبنای اندازه گیری و بررسی داشته باشد.

مزایای نامحسوس اتفاق هایی است که قابل اندازه گیری و بررسی نسبت به قبل و بعد استفاده از سیستم مدیریت اسناد نیستند، اما با این وجود مزایایی که به طور غیر مستقیم از طریق اجرای DMS رخ می دهد شناخته شده است.

مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

–         کاهش فضای ذخیره سازی

–         دسترسی قابل انعطاف

–         نمایه سازی (ثبت) قابل انعطاف

–         جستجو سریع تر و قابل انعطاف تر

–         کنترل و بهبود اشتراک گذاری اسناد

–         افزایش ضریب امنیت

–         بازیابی

–         بدون فایل های از دست رفته

–         آرشیو دیجیتال

–         بهبود پیروی از مقررات

–         بهبود جریان وجوه نقد

–         بهبود عملیات داخلی

–         مزیت رقابتی

–         بهبود و رضایت مشتریان

 مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

کاهش فضای ذخیره سازی

هزینه ملک تجاری به منظور نگهداری و  بازیابی اسناد و پیروی از مقررات نگهداری اسناد سازمانی، بسیار گران تمام می شود. اسکن اسناد و مدارک و یکپارچه سازی آنها توسط یک سیستم مدیریت اسناد، تا حد زیادی می تواند میزان فضای نگهداری مورد نیاز اسناد کاغذی و همچنین هزینه های گفته شده را کاهش دهد.

دسترسی قابل انعطاف

دسترسی به اسناد ذخیره شده در دیسک های سخت (سی دی، دی وی دی، هارد دیسک و …)، و یا بر روی میکروفیلم ها بسیار وقت گیر و زمان بر است . با استفاده از سیستم مدیریت اسناد و ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره آنها را در سرور مرکزی، زمان کمتری را برای جستجو و دسترسی به اسناد و مدارک حتی بدون ترک میز خود نیاز خواهید داشت. کاربران این سیستم همچنین می توانند با استفاده از کامپیوتر خود، به راحتی به اسناد ذخیره شده در دیگر سیستم های موجود دسترسی داشته باشند. اما همه این روش ها در سیستم کاغذی به صورتی است که ابتدا باید سند را پیدا کرد و سپس تغییرات لازم و کارهای مربوطه را  در آن اعمال کرد و دوباره آن را به بایگانی بازگرداند، این کار علاوه به وقت گیر بودن، امکان از بین رفتن (گم شدن) مدرک پس از خارج سازی از محل نگهداری را افزایش می دهد.

 نمایه سازی (فهرست سازی) قابل انعطاف

نمایه سازی میکروفیلم یا اسناد و مدارک را می توان از چند طریق انجام داد ولی این کار هم سخت است و هم پرهزینه و وقت گیر اما تصاویر از اسناد ذخیره شده در DMS را می توان ا%