امروزه همه چیز در حال دیجیتالی شدن است. بسیاری از شرکت های تجاری، کوچک یا بزرگ، اسکن را یک راه عالی برای صرفه جویی،نگه داری، و محافظت از اسناد مهم خود می دانند. اسکن و بایگانی اسناد به عنوان یک کار بزرگ در سراسرجهان شناخته شده است زیرا بدون توجه به آنچه اتفاق می افتد، اسناد به صورت امن و بایگانی شده در محل های مختلف(نسخه های پشتیبان) وجود دارند. شرکت هایی که در اسکن سند تخصص دارند می دانند که چگونه به درستی نسخه ی پشتیبان از فایلها و پرونده های شما بگیرند به طوری که اگر به دلیل خرابی کامپیوتر و یا هرفاجعه ی دیگری در هر شرکت تجاری و یا اداری در هر زمان اتفاق بیفتد مشکلی برای اسناد و مدارک شما به وجود نیاید.

چرا اسکن و بایگانی اسناد یک کار حیاتی است

پس از اینکه کاغذ اسکن شد، می تواند بصورت دیجیتالی بایگانی شود، که اگر نیاز به رجوع به نسخه ی بایگانی شده باشد، با اطمینان کامل می توان گفت که مشکلی به وجود نمی یاید. همچنین بسیاری از شرکت های تجاری در حال کوچ به موقعیتی هستند که به طور کلی از کاغذ استفاده نمی کنند. آنها تمام اسناد خود را به صورت دیجیتال نگهداری می کنند که موجب صرفه جویی در هزینه های کاغذ و فضای ذخیره سازی فیزیکی می شود و همچنین دارای بسیاری از مزایای دیگری است. برای سهولت در جستجو و استفاده از اسناد قدیمی، شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد را به فرمت دیجیتال تبدیل می کنند . با اسکن مدرن، کاغذ بازی قدیمی را می توان با کیفیت عالی و حالتی مدرن در بسیاری از موارد بهبود داد.

یکی دیگر از مواردی که شرکت های اسکن و بایگانی می توانند انجام دهند تبدیل فرمت فایل های دیجیتالی است ، که باعث می شود ذخیره و پشتیبانی گیری از فایل ها بسیار آسان تر شود. شرکت های تجاری که مسئولیت رسیدگی به بسیاری از داده های حساس را دارند مانند دفاتر پزشکان، دفاتر حقوقی، مدارس ، دانشگاه ها، و دفاتر ساختمان سازی برای مقابله با انواع درز اطلاعات حساس، و حفاظت از این اطلاعات در یک فرمت ایمن دیجیتال باید بیشتر از سایر شرکت ها در پی اسکن مدارک خود باشند. در واقع حفاظت از اطلاعات شرکت همیشه مهم است، بویژه هنگامی که آن اطلاعات حساس در مورد مردم و پروژه های شرکت باشد .

شرکت ها به دلیل مدرنیزه شدن تغییر زیادی کرده اند و در حال تولید اطلاعات بیشتری مانند، تصاویر، اسناد، و داده نسبت به کسب و کار گذشته هستند؛ به همین دلیل مهم است که هر چه زودتر تبدیل نسخه های دیجیتالی اسناد را بجای نسخه های فیزیکی آغاز کنند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir