با گذشت زمان راه های ذخیره سازی اطلاعات و آرشیو اسناد توسط انسان ، به طور چشمگیری تغییر کرده و کم کم  استفاده از اسناد کاغذی برچیده و به سمت فایل های دیجیتالی و بایگانی الکترونیکی رهنمون شده است . این اتفاق بسیار سریعتر از چه کسی فکرش را کند در حال رخداد می باشد . در واقع انسان به جای استفاده از جعبه ها و قفسه ها برای بایگانی اسناد، در حال تغییر روش و بایگانی تمام اطلاعات خود در رایانه ها برای امنیت بیشتر و دسترسی آسان تر است. بسیاری از شرکت ها، سیستم های مدیریت اسناد خود را به تدریج در طول زمان تبدیل به سیستم های بایگانی دیجیتالی کرده اند.  یکی از دلایل مهم این شرکت ها برای تغییر روش از سیستم بایگانی دستی به بایگانی فیزیکی، کارآمد تر بودن سیستم بایگانی دیجیتالی برای پیشبرد اهداف شرکت است .

به مرور زمان بسیاری از شرکت های موجود به سیستم گردش کار بدون کاغذ که بنظر می رسد مهترین مرحله برای شروع ذخیره سازی مدرن اسناد است روی آورده اند. دلیل این امر این می تواند باشد که اسناد دیجیتالی در نگهداری و همچنین به اشتراک گذاری و برقراری ارتباط بین سایر شرکت ها، بسیار منعطف تر هستند . برای مثال اگر نیاز به ارسال سندی خاص به شخص دیگری را دارید ، به جای گرفتن کپی از آن و سپس ارسال آن توسط  پست، پیک یا … پس از دیجیتال سازی شما قادر به ارسال همان سند تنها آن با فشردن چند کلید از صفحه ی کیبورد خود هستید . همچنین پس از مکانیزاسیون کامل تمام پرسنل شرکت نیز با استفاده از نرم افزارهای مدیریت اسناد و بایگانی دیجیتالی می توانند مطالب و اسناد را در بین خود به اشتراک بگذارند که این کار از فرستادن ایمیل نیز آسان تر است! به طور کلی مدیریت اسناد با استفاده از بایگانی دیجیتالی آنها یک تحول عظیم در جریان کاری دفتر و یا شرکت به شمار می رود .

از آنجا که کارآمدی فایل های دیجیتالی روز به روز در حال توسعه و پیشرفت است ، این امر مشخص است که برای داشتن یک شرکت مدرن حتما باید از  صنعت مدیریت اسناد و بایگانی دیجیتالی بهره برداری نمود . اکثر شرکت ها در حال حاضر به خدمات مدیریت اسناد دیجیتالی تجهیز شده اند و به نظر می رسد که با گذشت زمان نه چندان طولانی تمام شرکت ها به شرکت هایی بدون کاغذ تبدیل شوند. پس اسکن و دیجیتالی نمودن اسناد یک راه حل مناسب برای آینده ی سازمان ها به شمار می رود .