قفسه های بایگانی اسناد بسیاری از مشتریان ما درحال انفجار است به طوری که مجبور به اجاره فضای اضافی برای ذخیره این اسناد شده اند . ذخیره سازی می توان گران باشد، به ویژه هنگامی که دفتر شما در مناطق شهری وکلان شهرها گران مانند تهران ، اصفهان و… باشد . در این موارد بازگشت سرمایه گذاری با اسکن ، راهی مقرون به صرفه است.

در حال نقل مکان هستید؟! لازم نیست که پرونده ها با شما همراه شوند

در حالی که کار کردن با پروندها به دلیل ازهام آنها ، برای کارمندان بسیار به امری دشوار مبدل شده است، کم کم این مسئله مطرح می شود که چگونه آنها می توانند کار خود را بدون پرونده ها و قفسه های بایگانی بی شمار دنبال کنند؟ ما می توانیم به شما فایل دیجیتالی این اسناد را به جای استفاده از خود آنها پیشنهاد کنیم.

چند راهنمایی ساده برای ارزیابی بازدهی سرمایه:

۱) تکمیل فهرستی از عملیات اسناد در تمام ها گروه ها. ملاقات با مدیران اداره با کارمندان برای اینکه یاد بگیرند که اسناد کاغذی چه سیری را طی می کنند بسیار حایر اهمیت است. از آنجا که کارمندان کسانی هستند که در تمام طول روز با اسناد سر و کار دارند، این کار یک گام مثبت است که با آنها ملاقات کنیم تا ببینیم آیا آنها ایده ای در مورد ایجاد یک فرایند کارآمدتر دارند یا خیر.

۲) مشخص کردن اسنادی که می تواند بلافاصله بعد از اسکن امحا شود. این اسناد معمولا پرونده هایی هستند که تا مدت زمانی خاصی باید نگهداری شوند و بیش از حد زمان قانونی که مقررات دولت آن را تعیین می کند  نیاز به نگه داری آن ها نیست؛ به عنوان مثال: پرونده های مدارک پزشکی به مدت ۱۵ سال نگه داشته می شوند. این پرونده ها بهتر است بعد از گذشت این زمان است که بعد اسکن امحا شوند.

۳) شناسایی اسناد مهمی که مقدار زیادی از فضا را اشغال کرده اند. به طور معمول، این اسناد شامل پرونده های پرسنل فعال و بازنشسته، و مدارک حسابداری (فایل های فروش، چک، دفاتر و گزارشات هزینه) و … است.

۴) شناسایی پرونده های دیگر که می توانند اسکن شوند. این موارد شامل پرونده های حقوقی، قراردادها، اسناد پروژه، فایل های بازاریابی و سوابق اجرایی و … است.

۵) میزان کل اسناد کاغذی بایگانی شده در یک متر مربع را تعیین کنید. اندازه گیری قفسه های بایگانی و فضای مورد نیاز در اطراف قفسه ها برای رفت و آمد پرسنل و اندازه ی کل اتاق بایگانی باعث می شود که به طور دقیق مقدار اجاره ای که قرار است برای نگه داری پرونده های فیزیکی پرداخت کنید را بدست آورید. به طور کلی، در طی یک تا سه سال تمام سرمایه ای که بابت اسکن اختصاص داده شده را از طریق صرفه جویی در فضای بایگانی بدست خواهید آورد. گاهی اوقات بازگشت این سرمایه حتی می تواند در کمتر از ۱ سال به دست آید.

صرفه جویی در هزینه نرم افزاری نیز می تواند قابل توجه باشد، لیست زیر برای کسانی که به دنبال پس انداز هستند تعدادی ایده موثر ارائه می دهد :

۱) با اسکن دیگر لازم نیست هر لحظه از جای خود برخیزید و به دنبال پرونده ای در قفسه های بایگانی بگردید و یا برای جاسازی و جستجوی سندی مجبور باشید که بارها در روز به سراغ مکان نگه داری پرونده ها بروید .

۲) اسناد گم شده یا از دست رفته نیز مسئله ی دیگری است که اسکن به آن می پردازد؛ در حرفه پزشکی، گمشدن یک پرونده پزشکی می تواند بسیار حیاتی باشد و ممکن است برای یک پرونده ، یک بخش از کارمندان بایگانی، چند روز وقت خود را صرف پیدا کردن پرونده ی گمشده نمایند.

۳) اسکن باعث می شود که کارکنان بخش بایگانی بیشتر روز خود را صرف جابه جایی بیهوده ی اسناد ننمایند.  علاوه بر این، می توان اسنادی که قبلا اسکن شده اند را جهت تسریع در بهره وری به نرم افزار آرشیو الکترونیکی خود اضافه کنید.

اگر شما برای تجزیه و تحلیل نیاز به کمک دارید باما تماس بگیرید یا با تکمیل فرم تماس، ما می توانیم شما را در درک آنچه که به بازگشت سرمایه تان کمک می کند، یاری رسانیم. اطلاعات بیشتر در خصوص انواع اسکن

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir