طرح کوچک سازی پرونده های مدارک پزشکی از طریق اسکن نمودن آنها

 

مقدمه

بخش مدارک پزشکی همانند قلب تپنده یک واحد و مرکز درمانی است که همواره سابقه ای  از تجارب و فعالیتهای پزشکی را برای پزشکان و سابقه ای از کیفیت کارهای انجام شده  و راندمان کاری(مانند تعداد مراجعین و…) را برای مدیران آن مرکز ، با خود به همراه دارد. بنابراین لزوم بهینه سازی ، سازماندهی و انجام طرحهای نوین و کارامد در این بخش، می تواند کیفیت کار سازمانی را  در کل واحد درمانی ، تحت الشعاع قرار دهد. در این نوشتار به اهمیت توجه به پرونده های بخش بایگانی و  بیان تجربه موفق بخش مدارک پزشکی بیمارستان سینا در جهت نگهداری بهینه از آنها، می پردازیم.

 

طرح مسأله

پرونده های بیماران در بخش مدارک پزشکی همواره اطلاعات مهمی در خصوص نوع بیماری، فعالیتهای انجام شده در خصوص بیمار در همان مرکز درمانی و یا سایر مراکز درمانی ، سابقه درمانهای انجام شده از سوی پزشکان و نتایج آن ، سابقه مالی و بیمه ای یک بیمار را با خود به همراه دارد. به بیان دیگر یک پرونده نمودی از تلفیق فعالیتهای انجام شده از سوی افراد(پزشکان در مراکز درمانی) یا همکاری میان سازمانهای مختلف (مانند همکاری میان سازمان  بیمه با سایر سازمانهای دولتی)است.

این در حالیست که همواره بخش مدارک پزشکی و بایگانی در هر مرکز درمانی به گواه بیماران و مراجعین ، یکی از مشکل دار ترین بخشهای بیمارستانی است که زمان زیادی را برای پیگیری امور از مراجعین گرفته و تنشهایی فراوانی میان ایشان با پرسنل این بخش، بوجود می آورد. به بیان دیگر در طی سالهای گذشته یکی از معضلات در بخش بایگانی بیمارستان ها، ازدحام مراجعین و درخواست های مکرر دریافت پرونده شان به منظور  پیگیری امور اداری بوده است.  یکی از مشکلات عمده بخش های مدارک پزشکی کشور، مشکل کمبود شدید فضای بایگانی است که تاثیر منفی زیادی بر عملکرد بخش های مدارک پزشکی کشور داشته است.

        از سوی دیگر پرونده های بیماران نیز  به عنوان امانتهایی که بخش بایگانی و مدارک پزشکی آن را در خود جای می دهد،  همواره با  تهدیداتی چون انجام امور تعمیراتی در ساختمانهای محل نگهداری پرونده های بایگانی شده، از یکسو  و عوامل غیر مترقبه چون آتش سوزی و برودت و حرارت های محیطی و  …  ، مواجه است که بر روی کیفیت آنها اثر مستقیم دارد. این امر در کنار شرایط دیگری چون افزایش روز به روز  تعداد پرونده های بیماران بواسطه  افزایش تعداد مراجعین روزانه، جای دادن پرونده های ده ساله و بیشتر در فضای بایگانی موجود و لزوم بازیابی آنها از دیگر دغدغه های موجود در حوزه بایگانی پرونده هااست که  در کنار عوامل محیطی مانند تغییر در پرسنل مستقیم بخش نگهداری پرونده ها(بایگانی)، هم گاهاً موجبات مخدوش نمودن فرایند بایگانی را فراهم می آورد . بنابراین لزوم  اتخاذ تدبیری نوین و رویکردی در جهت ارتقای کیفی کارهای مطروحه ، از اولویت های هر مرکز درمانی است. طرح” دیجیتال نمودن پرونده های بایگانی از طریق اسکن نمودن آنها” طرحی است که در سال گذشته در بخش مدارک پزشکی بیمارستان سینا به عنوان تدبیری در جهت هموار نمودن مشکلات فوق اتخاذ گردید و به اجرا در آمد.

 

اهداف طرح اجرایی

        اهداف کلی در اجرای طرح پرونده های دیجیتال، در جهت بیان اثر مستقیم طرح بر کیفیت پرونده ها و فرایند اجرای امور روزانه به شرح ذیل می باشد:

–        ارتقاء کیفیت امور محوله در واحد مدارک پزشکی؛

–        تسریع در امر بازیابی پرونده ها؛

–         جبران کمبود فضای بایگانی و سازماندهی بهینه فضای موجود؛

–        افزایش مدت زمان نگهداری از پرونده ها؛

–        تسریع در امر انجام تحقیقات پزشکی؛

–        ممانعت از مخدوش و مفقود شدن پرونده ها در اثر خروج مکرر آن از بایگانی؛

–        کاهش تأثیر عوامل محیطی(برودت و حرارت محیط) بر پرونده های بایگانی شده؛

–        کاهش هزینه های بیمارستان  ها در نگهداری از مدارک پزشکی؛

–        صرفه جویی در نیروی انسانی و تجهیزات بایگانی؛

–        حفاظت پرونده های بایگانی شده از حوادث  در محیط مانند آتش سوزی.

 

معرفی طرح

تصویربرداری اسناد شامل اسکن نمودن  فرمهای مدارک پزشکی در سیستم های کامپیوتری است. در این روش تعدادی از فرمهای مدارک پزشکی بیمار اسکن شده و بصورت الکترونیکی بعنوان مدارک پزشکی بیمار ذخیره می شوند. مدارک پزشکی اسکن شده یک  مدارک پزشکی الکترونیک(EMR) واقعی نیست،  این روش توسط سازمانهای بهداشتی – درمانی  به منظور تسهیل در دسترسی و بازیابی  مدارک پزشکی  و حل مسائل مریوط به فضا و ذخیره سازی پرونده های کاغذی، استفاد  می شود. مطالعاتی نیز در  مورد مقایسه میان روشهای سنتی و الکترونیکی انجام یافته است که در این حوزه می توان به مطالعه جواد زارعی در مورد مقایسه شیوه بایگانی الکترونیکی مدارک پزشکی با شیوه سنتی در بیمارستان های شهرهای منتخب و ارائه چارچوب مناسب اشاره کرد که در  دانشگاه علوم پزشکی اصفهان، دانشکده مدیریت و اطلاع رسانی پزشکی، در سال ۱۳۸۹ انجام یافته است.  استفاده از برنامه اسکن پرونده ها امکانات ذیل برای واحد مدارک پزشکی مهیا می سازد:

1. بازیابی اطلاعات از طریق: امکان دریافت اطلاعات به صورت مستقیم از پذیرشبیمارستان؛ امکان ثبت مشخصات بیماران  به صورت مستقیم توسط برنامه اسکن مدارکپزشکی؛ امکان جستجوی سریع  بیماران براساس نام و نام خانواگی؛ امکان جستجوی سریعبیماران براساس شماره پرونده؛  امکان جستجوی سریع بیماران براساس تاریخ پذیرش.

2. امکان ثبت مشخصات هر بیمار شامل:  مشخصاتبیمار؛ تاریخ پذیرش بیمار؛  علت بستری؛ تشخیص اولیه؛   پزشک بستریکننده.
3. امکان ثبت مشخصات هر مراجعه شامل:  تـاریـخ پـذیـرش؛ تـاریـخ تـرخیص؛بیمه؛ شماره بیمه؛ نام بخش؛ دفعات پذیرش؛ تاریخ فوت؛ پــزشک معالج؛پزشک مشاور؛ نـوع پذیرش؛پزشک  بیهوشی؛ پزشک جراح و … .
4. امکان ثبت مراجعات بیماران: ثبت تـعدادموارد پیوستی پرونده؛ علت مصرف داروی خارجی؛ نوع بیماری؛ اقدمات انجام شده.
5. امکان ثبت و پرینت شامل: امکان ثبت پرونده‌های بیماران از طریق اسکنر و هارد دستگاه؛امکان  ثبت کلیهقسمت‌های پرونده بیماران با درج نام توسط کاربر؛امکان کنسل یا حذف کردنمراجعه بیمار؛ قبل از شروع به انجام آن؛ امکان تغییرشماره پرونده بیمار با دسترسی ؛ امکان تعیین نوع بستـری برایبیماران بستری و سرپایی؛ امکان تعریف بخش‌های گوناگون به تعدادنامحدود؛ امکان جستجوی سریع  بیماران؛ امکان گزارشات آماری از بخش های مختلف؛ امکان گزارشگیری  براساس کارهای انجام شده برای بیماران؛ امکان تعیین تاریخ پذیرش و ترخیصبیماران.

مراحل اجرای طرح

مدیریت بخش مدارک پزشکی با توجه به سایقه طولانی که در بخش مدارک پزشکی  و آشنایی  با بخشهای مختلف آن و به جهت هموار نمودن مشکلات مطروحه به دیجیتال نمودن پرونده های جاری اقدام ورزید. در طرح ابتدایی تصمیم بر دیجیتال نمودن پرونده های راکد و به ترتیب سالهای گذشته  تا به حال بود.

این امر علاوه بر بازیابی آسان پرونده های بایگانی شده، امکان دریافت کپی پرونده ها از سوی بیماران، ممانعت از مفقود شدن پرونده ها و دسترسی آسان پرسنل را به آنها فراهم آورد.  تدبیر اتخاذ شده با درخواست دستگاه اسکن برای واحد مربوطه آغاز به کار کرد و این فرایند با اسکن پرونده های راکد که زمان بیشتری از آنها می گذشته است و محول نمودن آن به شرکت پیمانکار آغاز گردید.  سپس در فازهای بعدی، طرح به اسکن پرونده های جاری، توسط پرسنل واحد،  تسری یافت که  علی رغم زمان بر بودن این طرح در ابتدا ، کارکردهای فراوانی در جعت افزایش بهره وری و سطح کیفی کارها در واحد مدارک پزشکی داشت که در پیرو به تفصیل آمده است.

 

نتایج حاصل از اجرای طرح

           ضرورت اتخاذ رویکردی نوین در هموار نمودن مشکلات مطروحه ، مدیریت بخش مدارک پزشکی را به ارائه طرح اسکن نمودن پرونده های بایگانی و تبدیل آن به فایلهای دیجیتال ، هدایت نمود. می توان کارکردهای  حاصل از اجرای طرح فوق را در دو حوزه(برای بیماران، برای پرسنل)، در نظر گرفت:

1. کارکرد و فواید طرح برای مراجعین:

–        کاهش زمان پاسخگویی به مراجعین؛

–        کاهش مراجعات مکرر پرسنل به بایگانی؛

–        امکان دریافت کپی پرونده و مدارک موجود در اسرع وقت.

1. کارکرد و فواید طرح برای پرسنل:

–        افزایش توانمندی پرسنل واحد مدارک پزشکی؛

–        کاهش خستگی و کسالت در امور محوله ؛

–        قابلیت دسترسی همگانی پرسنل مدارک پزشکی در صورت نیاز؛

–        کاهش استرس شغلی در پرسنل مدارک پزشکی ؛

–        ایجاد محیط کاری بهتر و افزایش رضایت شغلی کارکنان بخش مدارک پزشکی؛

–        امکان دسترسی همزمان به پرونده های بیماران ؛

–        امکان تهیه نسخه پشتیبان از پرونده های بیماران و در نتیجه بهبود امنیت آنها؛

–        بهبود محرمانگی اطلاعات  بیماران؛

–        امکان تهیه گزارشات مختلف برای اهداف پژوهشی، آماری و …. .

سخن آخر اینکه؛ دغدغه های سازمانی در هر اداره و سازمان از جمله مسائلی است که بجز با بکارگیری خلاقیت فردی، توجه به تجارب سایر سازمانها در امری مشابه و استفاده از رویکرهای نوین ، مرتفع نمی گردد. بنابراین لزوم برگزاری هم اندیشی، بیان تجارب هر چند کوچک در جهت آسان نمودن فرایند کاری  در کنار بالا بردن سطح کیفی کار، بسیار اهمیت دارد و  امید است تجربه مطروحه در این نوشتار  نیز چشم اندازی روشن در حوزه کاری همکاران خستگی ناپذیر در مراکز درمانی فراهم آورده باشد.

 

طراح و نویسنده مقاله: مریم دباغی

مدیریت بخش مدارک پزشکی بیمارستان سینا

انتشار در اینترنت: دیجیتال داک