براحتی می توانید هزینه های شرکت خود را با ذخیره سازی تمام اسناد مهم شرکت،به صورت  دیجیتالی، از طریق یک فرآیند شناخته شده به عنوان تصویربرداری (اسکن) سند، کاهش دهید. تصویربرداری سند – که اصطلاحا به آن اسکن می گویند – شامل ساخت نسخه دیجیتال از اسناد خود و ذخیره سازی آنها بر روی هارد دیسک و یا سرور است.

چه شرکت شما بزرگ باشد یا کوچک ، می توانید از مزایای تصویربرداری سند بهره مند شوید. در دنیای بیزینس که هزینه های چاپ در حال افزایش است، دیجیتالی شدن اسناد نه تنها موجب صرفه جویی در سرعت بایگانی و دسترسی به آنها و کاهش هزینه ها می شود بلکه کمک می کند فایل های کلیدی خود را از دسترسی دیگران محفوظ نگاه دارید .

بررسی دقیق تری از مزایای اسکن سند برای شرکت های تجاری:

فضای کمتر. اگر تمام پرونده های بایگانی از فضای کار شما حذف شوند،شرکت شما مکان بسیار بهتری برای کار کردن خواهد شد. با کمک خدمات حرفه ای تصویربرداری سند ، شما به راحتی می توانید نسخه پشتیبانی از تمامی اسناد بایگانی خودتهیه کرده و پس از آن با از بین بردن پرونده های بایگانی و اسنادی که از اهمیت کمتری برخوردارند، فضای کار خود را آزاد کنید.

دسترسی آسان. یکی دیگر از مزایای اسکن سند توانایی جمع آوری همه اسناد شما در یک مکان است. به این ترتیب، شما به راحتی می توانید جستجو، بایگانی و بازیابی اسناد خود را از یک کامپیوتر انجام دهید. در واقع اسکن سند یک روش ساده برای یافتن سند است .

امنیت بیشتر و قابلیت بازیابی. تصویربرداری سند همچنین اجازه می دهد تا شما اسناد خود را از سرقت محافظت کنید. به جای نگه داشتن پرونده های حساس فیزیکی، شما می توانید آنها را دیجیتالی کرده و با استفاده از فایروال ها، رمز نگاری و دیگر اقدامات امنیتی کامپیوتر از پرونده های خود محافظت کنید. حتی مهم تر، توسط پشتیبان گیری (بک آپ) از اسناد دیجیتالی خود ، شما می توانید آنها را از آتش، سیل و دیگر بلایای طبیعی محافظت  کنید. در حالی که اسناد فیزیکی ممکن است تخریب و در نتیجه نیاز به روند بهبودی گسترده برای بازیابی داشته باشند، فایل های دیجیتالی را می توان به راحتی بازیابی کرد.

یکی از اهداف مهم ، حفظ یکپارچگی سند است. اسکن سند باید یک فرآیند کامل و دقیق باشد. در واقع این تصاویر جایگزین پرونده های شما خواهد بود. بنابراین، شما باید اطمینان حاصل کنید که کپی کامل از اصل تمام پرونده ها ، بدون از دست رفتن حتی یک صفحه دارید. حفظ نسخه دیجیتالی اسناد در دراز مدت راحت تر از نسخه های فیزیکی است، بنابراین شما باید برای بهترین اسکن ممکن تلاش کنید. از آنجا که این سطح از اسکن سند نیاز به مهارت و صنعت و دانش دارد، توصیه می شود که از یک شرکت خدمات اسکن حرفه ای برای این کار کمک بگیرید.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir