مزایای DMS (سیستم مدیریت اسناد)
مزایای سیستم DMS به دو مورد زیر تقسیم می شود:
– محسوس
– نامحسوس
مزایای محسوس اتفاق هایی است که می تواند به مبنای اندازه گیری و بررسی داشته باشد.
مزایای نامحسوس اتفاق هایی است که قابل اندازه گیری و بررسی نسبت به قبل و بعد استفاده از سیستم مدیریت اسناد نیستند، اما با این وجود مزایایی که به طور غیر مستقیم از طریق اجرای DMS رخ می دهد شناخته شده است.
مزایای محسوس شامل موارد زیر است:
– کاهش فضای ذخیره سازی
– دسترسی قابل انعطاف
– نمایه سازی (ثبت) قابل انعطاف
– جستجو سریع تر و قابل انعطاف تر
– کنترل و بهبود اشتراک گذاری اسناد
– افزایش ضریب امنیت
– بازیابی
– بدون فایل های از دست رفته
– آرشیو دیجیتال
– بهبود پیروی از مقررات
– بهبود جریان وجوه نقد
– بهبود عملیات داخلی
– مزیت رقابتی
– بهبود و رضایت مشتریان
مزایای محسوس شامل موارد زیر است:
کاهش فضای ذخیره سازی
هزینه ملک تجاری به منظور نگهداری و بازیابی اسناد و پیروی از مقررات نگهداری اسناد سازمانی، بسیار گران تمام می شود. اسکن اسناد و مدارک و یکپارچه سازی آنها توسط یک سیستم مدیریت اسناد، تا حد زیادی می تواند میزان فضای نگهداری مورد نیاز اسناد کاغذی و همچنین هزینه های گفته شده را کاهش دهد.
دسترسی قابل انعطاف
دسترسی به اسناد ذخیره شده در دیسک های سخت (سی دی، دی وی دی، هارد دیسک و …)، و یا بر روی میکروفیلم ها بسیار وقت گیر و زمان بر است . با استفاده از سیستم مدیریت اسناد و ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره آنها را در سرور مرکزی، زمان کمتری را برای جستجو و دسترسی به اسناد و مدارک حتی بدون ترک میز خود نیاز خواهید داشت. کاربران این سیستم همچنین می توانند با استفاده از کامپیوتر خود، به راحتی به اسناد ذخیره شده در دیگر سیستم های موجود دسترسی داشته باشند. اما همه این روش ها در سیستم کاغذی به صورتی است که ابتدا باید سند را پیدا کرد و سپس تغییرات لازم و کارهای مربوطه را در آن اعمال کرد و دوباره آن را به بایگانی بازگرداند، این کار علاوه به وقت گیر بودن، امکان از بین رفتن (گم شدن) مدرک پس از خارج سازی از محل نگهداری را افزایش می دهد.
نمایه سازی (فهرست سازی) قابل انعطاف
نمایه سازی میکروفیلم یا اسناد و مدارک را می توان از چند طریق انجام داد ولی این کار هم سخت است و هم پرهزینه و وقت گیر اما تصاویر از اسناد ذخیره شده در DMS را می توان ا%