نوشته‌ها

مدیریت سوابق

مدیریت سوابق دیجیتال چیست؟

مانند بسیاری از فرآیندهای”مدیریت”، ریشه ی مدیریت اسناد به یک شرکت و یا سازمان که نیاز به ذخیره تعدادی معین از اطلاعات برای بازیابی بعد از شواهد را دارد ، باز میگردد. سوابق می تواند هر چیزی مانند قرارداد، یا صورت حساب شکایات یا هر چیزی که یک شرکت ممکن است در آینده به آن نیاز پیدا کند، یا تایید رویدادی خاص، باشد. سیاست ها و روش ها برای مدیریت چرخه عمر درثبت دنباله اطلاعات، به طوری که از هر جنبه ای کاملا قابل دسترس باشد، متفاوت است.

قبل از ظهور سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، فرآیند بایگانی به صورت دستی انجام می پذیرفت و در صورت نیاز با استفاده از فهرست بندی دستی، عمل بازیابی انجام می گرفت و در نهایت پرونده هایی که باید حفاظت میشد یا پرونده های منقضی شده، به طور معمول به میکروفیلم نقل مکان میکرد.

با گسترش اطلاعات، نیاز به ایجاد سیستم مدیریت اسناد کم کم در بین سازمان های بزرگ شایع شد. زیرا افزایش هزینه ها و کمبود فضا باعث شد که شرکت ها و سازمان ها به فکر چاره ای برای کاهش هزینه های رو به افزایش، در ارتباط با روش مدیریت سنتی سوابق باشند.

در ابتدا، شرکت های محدود ارائه دهنده سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در اطراف سازمان هایی که نیاز به این امر داشتند متمرکز شده بودند که مقدار کمی از نیازهای گسترده ی مدیران توسط این شرکت های محدود ارضا می شد. علاوه بر این، نرم افزار DM تقریبا به طور انحصاری در ایجاد و ذخیره سازی اسناد الکترونیکی متمرکز بود [ به این معنا که یک راه حل ترکیبی که هر دو یعنی کاغذ و اطلاعات مدیریت الکترونیکی مورد نیاز بود] و این مدیریت الکترونیکی اسناد را محدود می کرد .

وقتی مدیریت الکترونیکی سوابق انجام شد، پروندهایی که دچار هرج و مرج غیر قابل نظمی بودند، با رویکرد بسیار متفاوتی با ذخیره سازی اطلاعات پرونده ها مواجه شدند. به دلیل عدم وجود استاندارد مرجع در بسیاری از کشورها، در یک توافق مشترک روش ERM (مدیریت الکترونیکی سوابق) بهترین روش برای رسیدگی به پرونده ها  انتخاب شد. در انگلستان – دفتر عمومی ثبت (PRO) که در حال حاضر آرشیو ملی است – مسئول جمع آوری نهادهای دولت مرکزی با یکدیگر و با توافق به یک رویکرد مشترک با ERM روی آورد .

اتحادیه اروپا پس از مطالعه کارهای انجام شده توسط PRO که هنوز هم به عنوان یک استاندارد در بخش عمومی مورد استفاده قرار می گیرد،  مجموعه ای دقیق از دستورالعمل ها و الزامات مورد نیاز برای مدیریت سوابق الکترونیکی ایجادکرده است .

پس از آن بسیاری از شرکت های ارائه دهنده سیستم مدیریت اسناد که قبلا نیاز به مدیریت سوابق را نادیده گرفته بودند، یا عرضه کنندگان RM  با راه حل های DM خود نرم افزارهای مدیریت سوابق را نیز پوشش دادند.

برای اینکه یک سازمان تعیین نماید که آیا برای مدیریت اسناد باید سطح بالاتری را انتخاب کند یا نه و انتخاب یک راه حل درست، بر اساس ملاک های ERM است.

برای اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و مدیریت اسناد به صفحه اسکن اسناد مراجعه نمائید.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir

DMS-مدیریت اسناد

مزایای DMS (سیستم مدیریت اسناد)

مزایای سیستم DMS به دو مورد زیر تقسیم می شود:

–         محسوس

–         نامحسوس

مزایای محسوس اتفاق هایی است که می تواند به مبنای اندازه گیری و بررسی داشته باشد.

مزایای نامحسوس اتفاق هایی است که قابل اندازه گیری و بررسی نسبت به قبل و بعد استفاده از سیستم مدیریت اسناد نیستند، اما با این وجود مزایایی که به طور غیر مستقیم از طریق اجرای DMS رخ می دهد شناخته شده است.

مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

–         کاهش فضای ذخیره سازی

–         دسترسی قابل انعطاف

–         نمایه سازی (ثبت) قابل انعطاف

–         جستجو سریع تر و قابل انعطاف تر

–         کنترل و بهبود اشتراک گذاری اسناد

–         افزایش ضریب امنیت

–         بازیابی

–         بدون فایل های از دست رفته

–         آرشیو دیجیتال

–         بهبود پیروی از مقررات

–         بهبود جریان وجوه نقد

–         بهبود عملیات داخلی

–         مزیت رقابتی

–         بهبود و رضایت مشتریان

 مزایای محسوس شامل موارد زیر است:

کاهش فضای ذخیره سازی

هزینه ملک تجاری به منظور نگهداری و  بازیابی اسناد و پیروی از مقررات نگهداری اسناد سازمانی، بسیار گران تمام می شود. اسکن اسناد و مدارک و یکپارچه سازی آنها توسط یک سیستم مدیریت اسناد، تا حد زیادی می تواند میزان فضای نگهداری مورد نیاز اسناد کاغذی و همچنین هزینه های گفته شده را کاهش دهد.

دسترسی قابل انعطاف

دسترسی به اسناد ذخیره شده در دیسک های سخت (سی دی، دی وی دی، هارد دیسک و …)، و یا بر روی میکروفیلم ها بسیار وقت گیر و زمان بر است . با استفاده از سیستم مدیریت اسناد و ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره آنها را در سرور مرکزی، زمان کمتری را برای جستجو و دسترسی به اسناد و مدارک حتی بدون ترک میز خود نیاز خواهید داشت. کاربران این سیستم همچنین می توانند با استفاده از کامپیوتر خود، به راحتی به اسناد ذخیره شده در دیگر سیستم های موجود دسترسی داشته باشند. اما همه این روش ها در سیستم کاغذی به صورتی است که ابتدا باید سند را پیدا کرد و سپس تغییرات لازم و کارهای مربوطه را  در آن اعمال کرد و دوباره آن را به بایگانی بازگرداند، این کار علاوه به وقت گیر بودن، امکان از بین رفتن (گم شدن) مدرک پس از خارج سازی از محل نگهداری را افزایش می دهد.

 نمایه سازی (فهرست سازی) قابل انعطاف

نمایه سازی میکروفیلم یا اسناد و مدارک را می توان از چند طریق انجام داد ولی این کار هم سخت است و هم پرهزینه و وقت گیر اما تصاویر از اسناد ذخیره شده در DMS را می توان ا%