زمانی که به یک راه حل ساده برای کاهش هزینه ها فکر می کنیم،اسکن راه حلی بسیار درست به نظر می رسد، دلایل زیادی برای این پیشنهاد وجود دارد، مثلا یکی از مواری که برای اولین بار در مورد آن فکر می کنیم، کاهش کارهای زمان بر کارکنان و یا سازماندهی روشی است که کارکنان بدون مشکل و به راحتی هر روز کار خود را بدون موانع انجام دهند. به نظر می رسد که بدون اسکن نیز به آن صورت مشکلی وجود نخواهد داشت اما، ما دوست داریم به یک راه بهتر فکر کنیم که نه تنها به بهبود راه و کار تیم کمک کند بلکه در زمینه های دیگر نیز همه چیز را به طور قابل توجهی بهبود بخشد.

تکیه بر سرویس های اسکن روشی جالب و مقرون به صرفه برای انجام امور است

حدودا ۵ سال پیش، خدمات اسکن سند به عنوان یک کار لوکس، راهی برای مدرن سازی یک کسب و کار به منظور نشان دادن این که چگونه یک
تفکر مدرنیته بدون ضرورت واقعی شکل می گیرد در نظر گرفته می شد.اما این روزها با کاهش فضای کاری، و توجه به این نکته که شرکت های تجاری به امید افزایش سود در هر ریال صرفه جویی می کنند، خیلی بیشتر از گذشته اسکن سند به یک نقطه نورانی به عنوان روشی که می تواند واقعا به کسب و کار شما مطابق با معیارهای روز کمک کند تبدیل شده است. در واقع اسکن بازده شرکت ها را بهبود می بخشد ، آن را به یک شرکت پیشرو و تفکر رو به جلو و در نهایت تبدیل کرده و در نهایت باعث کاهش هزینه ها می شود.

در حال حاضرشرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن، به دلیل کیفیت تجهیزات اسکن سند قادر به انجام برخی از خدمات هستند که باعث صرفه جویی های جدی در امور می شوند. این روزها بسیاری از اسکنرهای صنعتی می توانند اسناد را بیش از ۱۶۰ صفحه در دقیقه اسکن کنند که با استفاده از نرم افزار این اسناد به طور کامل به یک سیستم کامپیوتری متصل می شوند وخواندن و در نتیجه جستجو را برای کابران بسیار راحت تر از گذشته می کند.

داشتن سند اسکن شده و تبدیل آن به فایل های دیجیتال، دارای مزایای بسیاری است و این درست جایی است که خدمات اسکن در آن واقعا می درخشد.

جستجو و پیدا کردن یک سند خاص با نرم افزارفوق پیشرفته  OCRبه طورقابل توجهی باعث افزایش بهره وری شده است. این به این معنی است که به جای اینکه از طریق پر کردن قفسه ها برای اسناد که ممکن است جابه جایا گم شود، می توانید به سادگی نام مرجع، نام مشتری و دیگر آیتم های ثبت شده را جستجوکرده تا همه اسناد مربوطه در کسری از ثانیه مقابل شما حاضر شوند.س این امر موجب صرفه جویی بیش شماری در ساعت کاری می شود.

در رأس تمام این مسائل، اگر شما تصمیم به اسکن و دیجیتال سازی اسناد خود بگیرید، حجم وسیع ای از اسناد فیزیکی عملا حذف می شود و درنتیجه فضای نگاه داری این اسناد خالی می شود. این فضای تولید شده را می توان به موارد مختلف از جمله نصب تجهیزات دفتری و اداری جدید و یا به تیم خود اختصاص دهید که این کار باعث تحول عظیمی در روحیه ی پرسنل می شود.

علاوه بر موارد گفته شده، بسیاری از مزایای دیگر ازجمله صرفه جویی در هزینه ها با استفاده از ذخیره سازی الکترونیکی اسناد، و … بسته به نوع شرکت شما می تواند بسیار کارآمدتر باشد.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir