نگه داری اسناد قدیمی امر مهمی ست که در طول تاریخ به آن اهمیت داده شده است. نتیجه این نگه داری، وجود کتابخانه های بسیار در سراسر جهان است که به عنوان کلیدی برای این اسناد مهم، نسخه های خطی و عکس ها عمل می کند. با این حال، به منظور حفظ این اسناد باستانی، آنها باید در شرایط سختگیرانه ای نگه داری شوند. این موضوع همچنین با توجه به افزایش زمان (بالا رفتن عمر اسناد) حساس تر می شود، اسکن اسناد و دیجیتالی کردن آن ها می تواند کلیدی برای حفظ همیشگی و انتقال این اطلاعات به آیندگان باشد.

این موضوع را می توانیم با رجوع به تاریخ بیشتر درک کنیم، به عنوان مثال اسناد تاریخی قدیمی اگر تا به امروز وجود نداشتند ما از گذشته چیزی نمی دانستیم، همچنین این موضوع در مواردی بیشتر پررنگ تر می شود که مثلا در برهه زمانی ای شخصی یا گروهی خاص مدارک آن دوره را نگه داری کردند، همین موضوع باعث شده تا آیندگان اطلاعات بیشتری از آن زمان داشته باشند.

اسکن راهی ارزان

برای سالها نگه داری اسناد تاریخی و قدیمی در انبارهای اختصاصی و محیط کنترل شده تنها گزینه بود. با این حال، با افزایش تعداد این اسناد و مدارک، نگه داری آن ها چالش ها را افزایش داد. هر چه مدارک قدیمی تر می شوند برای ما جذاب تر می شوند. حالا تصور کنید که هزار سال دیگر مطالعه بر روی تمدن بشری امروز چه مقدار برای افرادی که در آن دوره زندگی می کنند جذاب و به گونه ای ضروری است. اینکه ما چگونه زندگی می کردیم، چگونه کار می کردیم، چگونه جلسات کاری را انجام می دادیم و … همه اینها مواردی است که برای آیندگان جذاب است.

تصویربرداری خطی یا همان اسکن قادر به ذخیره اطلاعات، حتی حساس ترین اسناد، بدون آسیب است. پس از انجام اسکن ، داده ها می توانند در قالب سرورهای ابری ذخیره شوند، به این معنی است که هیچ محدودیتی در مشاهده و استفاده از آن ها وجود ندارد. البته این بدان معنی نیست که هر شخصی بتواند به راحتی از آن استفاده کند، این مورد دست شماست که آن را در دسترس عموم قراردهید یا دسترسی را فقط در اختیار اشخاص خاصی قرار دهید. چون فایل دیجیتالی شده حالا همه چیز بسیار ساده شده است نه نیاز به فرد بایگانی دارد، نه نیاز به دوربین مدار بسته ای، نه فردی برای کنترل و نظارت، همه چیز بسیار دقیق و با نظارت های نرم افزاری انجام خواهد پذیرفت.

اسکن اسناد و مدارک تنها مخصوص اوراق قدیمی نیست

اسکن اسناد و مدارک قدیمی تنها برای آیندگان نیست، به طور مثال پس از پنجاه سال از تاریخ تاسیس شرکت اگر تمام مدارک از اول اسکن و نگه داری شود می توان با رجوع به گذشته تمام موارد را آنالیز و بهترین راه حل را برای رشد هرچه سریع تر شرکت اتخاد نمود.

تیم اسکن دیجیتال داک با تجربه ای بالا در امر اسکن و دیجیتال سازی همواره پلی است برای دستیابی به دنیای دیجتال؛ با ما تماس بگیرید.