مانند بسیاری از فرآیندهای”مدیریت”، ریشه ی مدیریت اسناد به یک شرکت و یا سازمان که نیاز به ذخیره تعدادی معین از اطلاعات برای بازیابی بعد از شواهد را دارد ، باز میگردد. سوابق می تواند هر چیزی مانند قرارداد، یا صورت حساب شکایات یا هر چیزی که یک شرکت ممکن است در آینده به آن نیاز پیدا کند، یا تایید رویدادی خاص، باشد. سیاست ها و روش ها برای مدیریت چرخه عمر درثبت دنباله اطلاعات، به طوری که از هر جنبه ای کاملا قابل دسترس باشد، متفاوت است.

قبل از ظهور سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، فرآیند بایگانی به صورت دستی انجام می پذیرفت و در صورت نیاز با استفاده از فهرست بندی دستی، عمل بازیابی انجام می گرفت و در نهایت پرونده هایی که باید حفاظت میشد یا پرونده های منقضی شده، به طور معمول به میکروفیلم نقل مکان میکرد.

با گسترش اطلاعات، نیاز به ایجاد سیستم مدیریت اسناد کم کم در بین سازمان های بزرگ شایع شد. زیرا افزایش هزینه ها و کمبود فضا باعث شد که شرکت ها و سازمان ها به فکر چاره ای برای کاهش هزینه های رو به افزایش، در ارتباط با روش مدیریت سنتی سوابق باشند.

در ابتدا، شرکت های محدود ارائه دهنده سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در اطراف سازمان هایی که نیاز به این امر داشتند متمرکز شده بودند که مقدار کمی از نیازهای گسترده ی مدیران توسط این شرکت های محدود ارضا می شد. علاوه بر این، نرم افزار DM تقریبا به طور انحصاری در ایجاد و ذخیره سازی اسناد الکترونیکی متمرکز بود [ به این معنا که یک راه حل ترکیبی که هر دو یعنی کاغذ و اطلاعات مدیریت الکترونیکی مورد نیاز بود] و این مدیریت الکترونیکی اسناد را محدود می کرد .

وقتی مدیریت الکترونیکی سوابق انجام شد، پروندهایی که دچار هرج و مرج غیر قابل نظمی بودند، با رویکرد بسیار متفاوتی با ذخیره سازی اطلاعات پرونده ها مواجه شدند. به دلیل عدم وجود استاندارد مرجع در بسیاری از کشورها، در یک توافق مشترک روش ERM (مدیریت الکترونیکی سوابق) بهترین روش برای رسیدگی به پرونده ها  انتخاب شد. در انگلستان – دفتر عمومی ثبت (PRO) که در حال حاضر آرشیو ملی است – مسئول جمع آوری نهادهای دولت مرکزی با یکدیگر و با توافق به یک رویکرد مشترک با ERM روی آورد .

اتحادیه اروپا پس از مطالعه کارهای انجام شده توسط PRO که هنوز هم به عنوان یک استاندارد در بخش عمومی مورد استفاده قرار می گیرد،  مجموعه ای دقیق از دستورالعمل ها و الزامات مورد نیاز برای مدیریت سوابق الکترونیکی ایجادکرده است .

پس از آن بسیاری از شرکت های ارائه دهنده سیستم مدیریت اسناد که قبلا نیاز به مدیریت سوابق را نادیده گرفته بودند، یا عرضه کنندگان RM  با راه حل های DM خود نرم افزارهای مدیریت سوابق را نیز پوشش دادند.

برای اینکه یک سازمان تعیین نماید که آیا برای مدیریت اسناد باید سطح بالاتری را انتخاب کند یا نه و انتخاب یک راه حل درست، بر اساس ملاک های ERM است.

برای اطلاعات بیشتر در خصوص اسکن و مدیریت اسناد به صفحه اسکن اسناد مراجعه نمائید.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir