اسکن و دیجیتال سازی و رفع اشتباهات درمورد برون سپاری اسکن
عموماً در پروژه هایی با تیراژ بالا پس از اعمال تصمیمات قطعی جهت شروع پروژه اسکن و دیجیتال سازی اسناد/کتب اولین سوالی که پیش می آید این است که چطور و چگونه این کار باید انجام شود. متاسفانه گاها دیده شده است به دلیل عدم توجیه مناسب برخی از مدیران و تفکرات غلط در رابطه با هزینه های برون سپاری اسکن و دیجیتال سازی، و این اشتباه بزرگ که اسکن یک سند با اسکن چندین هزار سند نباید تفاوت چندانی داشته باشد، این فرآیند با استفاده از نیروهای داخلی و غیرمتخصص انجام می شود. افرادی که شاید تخصص بسیار بالایی در ضمینه های دیگر داشته باشند و حتی در طول مدت کاری خود چندین سند/کتاب را اسکن کرده باشند ولی هیچ تجربه ای در ضمینه دیجیتال سازی چندین هزار سند ندارند. این تفکرات اشتباه نه تنها باعث از بین رفتن زمان و بکارگیری نادرست کارکنان می شود، بلکه هزینه هایی زیادی را هم در بردارد که ممکن است بسیار خاموش باشند.
برای درک بیشتر این هزینه ها نمونه های مختلفی را می توان مثال زد که در طول سال های کاری این شرکت با آن ها روبرو شده است. نمونه ای از این موارد را از زبان یکی از کارکنان خود بیان می کنیم:
موردی بود که باما تماس گرفته شد که طی تماس تلفنی با مدیر آن شرکت از نیاز جهت اسکن تعدادی اسناد صحبت شد، پس از ارسال کارشناس متوجه شدیم که شرکت مربوطه ۳۰ درصد اسناد را به وسیله چند پرسنل خود که هیچ تجربه ای در این ضمینه نداشته اند، اسکن نموده است، حدود ۸۰ هزار فایل، که بنظر کارشناس ما تمام فایل های اسکن شده بلا استفاده بودند. دلیل این بود که اولا از اسکنر مناسبی جهت پروژه مربوطه استفاده نشده بود (تنظیمات اسکنر ناصحیح بود) ثانیاً از نرم افزار مناسبی جهت دیجیتال سازی و بایگانی استفاده نشده بود(فایل ها به صورت پراکنده و نادرست اسکن شده بودند) ثالثا فایل های خروجی نه از کیفیت نه از پسوند خوبی برخوردار بودند، بطوری که صرفه اقتصادی و زمانی اسکن مجدد اسناد از ویرایش فایل ها (بهبود کیفیت و تغییر فایل خروجی) بیشتر بود.
در این مثال مدیر مربوطه ۳ کارمند را تعیین که با میل شخصی جهت اضافه کاری پس از ساعات اداری خود (ساعت۲) تا حدود ۸ شب اقدام به اسکن و دیجیتال سازی کنند. از دید مدیر تنها هزینه ای که می توانست این کار داشته باشد این بود که از ساعت ۲ ظهر تا ساعت ۸ شب به این کارمندان اضافه حقوق داده می شود و تنها هزینه را همین هزینه برآورد می کرد. او در ذهن خود این اضافه حقوق را با هزینه های برون سپاری این پروژه یک به ده می دید و بنظر خود این کار باعث عدم خروج هزینه های اضافی که خود می توانست آن ها را انجام دهد می شد. این پروژه با تیراژ حدود ۱ میلیون سند به دست تیم ما مجددا انجام شد و متاسفانه فارغ از هزینه های از دست رفته، تمامی زحماتی که توسط پرسنل شرکت مربوطه طی سه ماه انجام شده بود بی نتیجه بود.