توصیه هایی برای حفاظت از اسناد دیجیتالی

اینترنت فرصت های زیادی برای جستجوی اطلاعات، معاملات و مشارکت از طریق ایمیل یا شبکه های اجتماعی را فراهم کرده است ، اقدامات احتیاطی برای محافظت از اطلاعات شخصی آنلاین و شغل شما یک دغدغه ی مهم به شمار می رود. تیم دیجیتال داک همیشه سعی کرده است که در زمینه حفاظت از اطلاعات آموزش های ویژه ای ارائه نماید.

برخی از اساسی ترین اقدامات احتیاطی عبارتند از: حفاظت از کامپیوتر خود با استفاده از فایروال ها و نرم افزارهای آنتی ویروس، استفاده از کلمات عبور قوی و مستحکم، نصب نرم افزارهایی باهوش مصنوعی برای تشخیص کاربران در حال استفاده و … . اعتقاد دیجیتال داک این است که  شیوه های خوب امنیتی یک گام مهم در حفظ اطلاعات است

برداشتن گام های زیر برای حفاظت از اطلاعات امری ضروری است :

حفاظت از کامپیوتر – دسترسی کارکنان به برنامه ها یا پایگاه های داده حاوی اطلاعات حساس باید به طور منظم بررسی شود.

انتخاب رمزهای عبور منحصر به فرد – برای حصول اطمینان از کیفیت کلمه عبور ، حداقل از هشت کارکتر ترکیبی از اعداد و حروف بهره بگیرید. هرگز از کلمات عبور یکسان برای همه حساب های خود استفاده ننمایید .

محتاط نسبت به اطلاعات مشکوک – به غرایز خود اعتماد کنید؛ اگر یک ایمیل یا فایل مشکوک به نظر می رسد، آن را باز نکنید. در صورتی که ایمیل حاوی سوالاتی در مورد اطلاعات شخصی شما بود، حتما از معتبر بودن آن مطمئن شوید.

به روز رسانی مداوم – از آنجا که اطلاعات شما ممکن است به خطر بیفتد و یا بطور کامل از بین رود، تهیه کپی پشتیبان از اطلاعات به صورت منظم یکی از امور ضروری در مدیریت اسناد است. پشتیبان گیری به شما در شناسایی آنچه تغییر کرده و یا حذف شده است کمک خواهد کرد. توجه داشته باشید پشتیبان گیری همیشه در یک منطقه کاملا ایمن ذخیره شود.

همچنین افزایش سطح علمی کارکنان در زمینه های سیاست های امنیتی شغلی ، بحث در مورد سیاست های ایمیل و اینترنت ، دسترسی به شبکه های کامپیوتری و چگونگی افزایش تنظیمات امنیتی مرورگر نیز توصیه می شود.