۵ دلیل دیجیتال سازی پرونده های بایگانی

فایل های دیجیتال نسبت به اسناد فیزیکی درمواردی که قابل تصور همگان است و ما در اینجا بیان می کنیم، دارای برتری هایی می باشد. حدس می زنم که اگر شما دوست دار طراحی داخلی و تغییر دکوراسیون در دفتر خود هستید، ممکن است برای زیبا سازی محل کارتان رنگ قفسه ها را تغییر دهید. ولی ما به شما پیشنهاد میکنم به طور کلی قفسه ها را حذف کنید. در این مقاله ما ۵ دلیل برای اینکه چرا شما باید قفسه ها را به فایل های دیجیتالی تبدیل و یا حداقل از فایل دیجیتال به عنوان نسخه پشتیبان استفاده کنید را بیان می نماییم:

۱- نگهداری فایل های دیجیتالی به نسبت خیلی ارزان تر از بایگانی فیزیکی پرونده ها است؛

زیرا اول باید هزینه مربوط به خود قفسه ها را پرداخت کرد، پس از آن باید تعداد زیادی از پرونده ها را درقفسه ها مرتب کرد که برای این کار خود به کارکنان زیادی احتیاج است و همچنین داری هزینه های گزافی است. درثانی، شما نیاز به مکانی مناسب برای نگهداری پرونده های فیزیکی بایگانی شده دارید که این فضا به نوبه ی خود دارای قیمتی است؛ و در نهایت، بیشترین هزینه ای که در این راه درحال هدر رفتن است ، مقدار زمانی است که شما صرف پیدا کردن پرونده ای در داخل قفسات می کنید. این می تواند بزرگترین ضربه اقتصادی به شمار بیاید .

۲- می خواهید مطمئن شوید که اطلاعات شما به راحتی با دیگران به اشتراک گذاشته می شود؟

حال این اطلاعات هرچه باشد، می تواند یک عکس یا یک کار گروهی بر روی یک پروژه باشد. در صورت عدم سوئیچ از بایگانی فیزیکی به دیجیتالی، شما اشتراک گذاری و حفاظت از اطلاعات با ارزش را از دست خواهید.

۳- بایگانی دیجیتالی مستندات، زمان شما را برای جستجو به وسیله مدیریت آنلاین اسناد، آزاد می گذارد و این بسیار ارزشمند است.

اگر شما یک وکیل باشید و نیاز به پیدا کردن یک سند حقوقی خاصی در بایگانی خود باشید، واقعا به انگشت شست برای ورق زدن هزاران صفحه احتیاج خواهید داشت؛ این کار بسیار خسته کننده خواهد بود، ولی با استفاده از مدیریت دیجیتالی اسناد شما به سادگی می توانید یک کلمه کلیدی را به سیستم داده و در عرض چند ثانیه تمام اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید. حتی با پیشرفت تکنولوژی شما می توانید اطلاعات را درون سرور ایمن قرار داده و حتی زمانی که در محل کار نیستید به راحتی از طریق موبایل یا سایر گجت ها به آن ها دسترسی داشته باشید.

۴- فایل های دیجیتال دارای ایمنی بالایی هستند.

ما نگرانی برخی از مردم در مورد نگه داری اطلاعات خود، بصورت آنلاین را درک می کنیم. این یک نگرانی درست و به جا است، اما اگر اقدامات احتیاطی مانند استفاده از یک فایروال، شبکه های امن و رمز گذاری اطلاعات استفاده شود، امنیت این فایل ها را از فایل های فیزیکی خیلی خیلی بیشتر می کند. در هر صورت برای یک دزد، دزدیدن پرونده ی فیزیکی بسیار آسان تر از هک کردن و باز کردن رمز یک فایل است. همچنین پس از دیجیتال سازی، لازم نیست که در مورد آتش سوزی، زلزله، و یا دیگر بلایای طبیعی که ممکن است امنیت پرونده های شما را به خطر بیاندازد، نگران باشید .

۵- شرکت های تجاری برای انجام فعالیت خود در یک محیط جهانی، همیشه اسناد خود را بصورت دیجیتالی در تلفن همراه خود در دسترس دارند،

این یک امری ضروری برای انجام فعالیت های کاری آن ها است. مهم تر از آن دسترسی برخی همکاران به این اسناد جهت انجام پروژه های مشترک است که با اسکن و دیجیتال سازی این امر محقق می شود. امروزه کارکنان می توانند اسناد و مدارک را بصورت آنلاین در سایر دستگاه ها مانند، تلفن های همراه، لپ تاپ ها، تبلت ها و سایر گجت ها در دسترس دیگر همکاران خود قرار دهند تا با این کار به پیشرفت سازمان خود کمک کنند.

می خواهید از تمام این مزایای فوق استفاده کنید؟؟

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir