حفظ فایل های دیجیتالی پس از اسکن

پس از هر پروژه بزرگ اسکن لازم است که تمام اسناد اسکن شده نگهداری شوند تا مطمئن شوید که تمامی فایل های خود را مطابق نسخه اصلی اسکن کرده اید. یکی از مزایای اصلی داشتن پرونده ها به صورت تمام دیجیتالی در وهله اول بهبود سازمان است وهمچنین این امر سهولت دسترسی به همه فایل ها را امکان پذیر می کند. پس از اینکه از درستی اسکن تمام پرونده ها اطمینان حاصل شد،توصیه ما این است که پرونده هایی که از اهمیت کمتری برخوردارند را خرد کرده و به بازیافت تحویل دهید.

اگر شما به صورت سالانه مقداری زیادی از اسناد را که طور مداوم با آنها سر و کاردارید، به شرکت های تخصصی اسکن می سپارید ،در این صورت هزینه های جاری و زمان صرف شده در دیجیتالی سازی بطور قابل توجهی کمترخواهد بود. روش دیگر این است که یک مقدار کوچکتر از اسناد  را که نیاز به اسکن و دیجیتالی شدن دارند ، به طور مثال بین ۱۰ تا ۵۰ عدد در هر ماه، خودتان کم کم اسکن کنید که این کار هم در بعضی مواقع بنفع شرکت است .

چرا حفظ سیستم جدید مدیریت اسناد حائذ اهمیت است ؟

ایدههای خوب همیشه مورد استقبال افراد باهوش وکسانی که به دنبال سود بیشتر و راحتی کار هستند بوده است . سیستم مدیریت اسناد دیجیتالی به دلیل بهبود سازمان و بهره وری، بیشتر مورد توجه واقع شده است . مسلما بهبود و بهره وری دو مفهوم جدا ازهم هستند اما در کسب و کار تمایل به یکی شدن که همان حفظ یک سیستم جدید و برداشت بهتر کاراست را دارند. با اسکن اسناد شما می توانید با هزینه ی کم ، اسناد خود را دیجیتالی کنید که  این کار برای شرکت شما بسیار سازنده و مفید است و همچنین مقداری از فضای کاری شما، که بیهوده اشغال شده است را نجات می دهد.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir