در عصر امروز به طور میانگین افراد مجبور به مدیریت حجم زیادی از فایل های دیجیتالی هستند. اگر مطمئن نیستید که چگونه بهترین روش برای ذخیره و مدیریت فایلهای خود را پیدا کنید، تنها نیستید. با در نظر گرفتن این پنج نکته سریع از شر موضوع نگهداری و مدیریت فایل دیجیتال خلاص شوید.

یک سیستم مدیریتی ایجاد کنید.

هرشخصی که با حجم بالایی از فایل های دیجیتال کار می کند باید یک سیستم مدیریتی داشته باشد. این سیستم مشخص می کند که یک فایل خاص چگونه ذخیره و یا بازیابی شود. بهتر است در این سیستم پارامترهای مختلفی را در نظر بگیرید، از جمله تاریخ ایجاد فایل، فایل های مرتبط، و سایر مشخصات دیگر که می تواند به شما در پیدا کردن آن فایل در آینده کمک کند.

قوانینی برای نامگذاری و تعیین کلیدواژه ایجاد کنید.

نحوه نامگذاری و تگ کردن تصاویر و فایل هایتان مساوی است با اینکه چقدر آسان دوباره آنها را در آینده پیدا کنید. کلیدواژه ها به شما این امکان را می دهد که تصاویر را براساس آنچه در تصویر می بینید شناسایی کنید و این امر در آینده برای بازیابی آن بسیار کارگشا خواهد بود. شما می توانید چندین برچسب را برای همان تصویر اعمال کنید، اطلاعاتی را در مورد این که، چه کسانی در عکس هستند، زمان گرفته شده عکس و … وارد کنید.

ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز جهت اسکن به یک مرکز خدمات اسکن.

اسکن و دیجیتال سازی تخصص ماست. جهت اسکن و دسته بندی با کیفیت می توانید دسته ها و زونکن های اسنادتان را برای ما ارسال کنید. سپس تیم ما اقدام به اسکن دسته بندی و تفکیک اسناد دیجیتال می نماید طوری که پس از آن قادر باشید به سرعت به آن ها دسترسی پیدا کنید.

فایل های غیر ضروری را حذف کنید.

در وهله اول از خودتان بپرسید که چرا این فایل هنوز موجود است و حذف نشده؟ آیا در آینده ممکن است نیاز خواهد بود؟ یا این که فایل مذبور ارزش عاطفی-احساسی برای شما دارد یعنی فایلی مربوط به خاطرات شماست؟ اگر زمان زیادی است که از یک فایل استفاده نکردید، از خود بپرسید که آیا واقعا به استفاده از آن نیاز دارید؟ اگر نیاز ندارید بی تردید آن را حذف کنید چرا که هرچه میزان فایل ها بیشتر باشد مدیریت آن ها هم سخت تر می شود. نرم افزارهای زیادی هستند که با توجه به عدم استفاده از فایل ها آن را برای شما دسته بندی و فایل هایی که مدت هاست به آن سر زده نشده است را در لیست فایل های قابل حذف قرار می دهند.

استفاده از اسکن

اگر می دانید با تعداد زیادی فایل فیزیکی هر روز سروکله می زنید، ساده ترین راه برای مدیریت آن ها این است که تمام اسناد مذبور را جهت اسکن و دسته بندی به “دیجیتال داک” ارسال کنید. علاوه بر کیفیت تیم ما دقت را نیز بالاترین عنصر در امر دیجیتال سازی می داند همین امر تضمین می کند که شما به راحتی می توانید فایل های خود را جستجو کنید و آن ها را بازیابی کنید. همین امروز با ما تماس بگیرید