امروزه بیشتر از هر زمان دیگری سازمان ها، مدارس ، بیمارستان ها و سایر مجموعه ها برای بهبود و تسریع در روند کاری خود نیاز به مدیریت الکترونیکی اسناد دارند؛ این اسناد از عکس های ۳ در ۴ گرفته تا مدرک بزرگ در سایزهای A0 را شامل می شود؛ از جمله مدارک بزرگ می توان به نقشه ، پوستر ، چارت [ها]  و امثال این ها اشاره کرد که اسکنرهای معمولی اسناد قادر به اسکن و دیجیتالی سازی آن ها نیستند.

اسکن نقشه با اسکنرطولی

چگونه می توان نقشه را مانند اسناد کوچکتر به راحتی مدیریت کرد ؟

این کار با استفاده از یک اسکنر بزرگ که برای اسکن نقشه و سایر اوراق بزرگ طراحی شده است، انجام می پذیرد . در اینجا ۸ دلیل برای اینکه چرا یک اسکنر عریض یا همان اسکنر طولی نقش اساسی ای در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را دارد بیان می نماییم. جهت خدمات اسکن نقشه اینجا را مشاهده نمائید.

۱ – تناسب با کار

انواع مختلفی از اسکنرهای طولی در کشورهای مختلف ساخته و طراحی شده اند؛ اندازه ، کیفیت تصویر، سرعت ، قیمت و پشتیبانی از سیستم های مدیریت دیجیتالی اسناد با استفاده از رابط های TWAIN و یا ISIS تنها چند ویژگی برجسته در متمایز نمودن این گونه اسکنرها از هم به شمار می رود. بعضی از اسکنرها برای یک دفتر کوچک و یا شرکت های معمولی در جهت انجام اسکن های روزانه مناسب تر می باشد. اسکنرهایی بزرگ دیگری نیز ساخته و طراحی شده اند که برای اسکن در اندازه ها و تیراژهای بالا مفیدتر و کاربردی تر هستند.

۲ – نمایه سازی (ایجاد فهرست) برای نقشه

اینکه چگونه می خواهید نقشه های دیجیتالی شده خود را در سیستم اسناد بازیابی نمایید، بسیار حائز اهمیت است. در موارد ساده، ممکن است بهترین راه برای دسته بندی و بازیابی نقشه های دیجیتالی شده یک ساختار درختی پوشه ای ساده باشد که از پوشه بندی و نام گذاری صحیح و مناسب تبعیت می کند. در موارد پیچیده تر، ممکن است استفاده از یک نمایه سازی پیچیده تر با استفاده از کلید واژه هایی مانند نام پروژه، نام طراح، نام نقشه و یا دیگر کلیدواژه های مهم که به معرفی و بازیابی سریع آن نقشه کمک می نماید مفید باشد. در هر صورت، معیارهای نمایه سازی در شروع یک پروژه اسکن نقشه، بطوری که دسترسی به نقشه های اسکن شده با کمترین دشواری و سریع ترین حالت ممکن بازیابی و قابل مشاهده، ویرایش و … باشد بسیار حائز اهمیت است. الگوهای نمایه سازی می تواند ساده یا پیچیده باشند ولی در هر دو صورت باید به راحتی بدون/با نرم افزار مدیرت اسناد قابل بازیابی باشند. اسکن و رقومی سازی نقشه ها و همچنین ادغام آنها با دیگر سیستم های کسب و کار منجر به کاهش هزینه ها و بهبود بهره وری خواهد بود که می تواند تاثیر مثبتی بر روی زمان اتمام پروژه ایفا نماید .

۳ – صرفه جویی در وقت.

دسترسی سریع و کارآمد به نقشه ها و سایر اوراق بزرگ، گاهی اوقات به یک چالش بزرگ برای افرادی که بدلیل نوع فعالیت شغلی در مکان های مختلفی حضور دارند، تبدیل می شود . اسکنر طولی می تواند با دیجیتالی ساختن و سپس به اشتراک گذاری؛ نقشه ها را در کمترین زمان ممکن در اختیار افراد در هر مکانی قرار دهد .  دسترسی آسان به فایل های دیجیتال، باعث صرفه جویی شدید در زمان می شود و اجازه ی کار بیشتری به کارکنان را خواهد داد، این یعنی افزایش بازده ی کلی سازمان. همچنین برای بهبود گردش کار اسکنر اوراق بزرگ را می توان در شبکه به اشتراک گذاشت. بدین تریب با استفاده از درایور ISIS، کارکنان به راحتی می توانند ضبط، رسیدگی و مدیریت نقشه ها و اسناد بزرگ و طولی خود را با استفاده از آن انجام دهند.

۴- هزینه های ذخیره سازی

اغلب نگهداری نقشه های کاغذی به دلیل اندازه و حجمی که دارند کار دشواری به شمار می رود. متخصصان اسکن نقشه تیم ما برای کاهش و حذف هزینه های ذخیره سازی و تبدیل توده وسیعی از این اسناد با کیفیت بالا آماده خدمت رسانی می باشند.

۵- نقشه های بزرگ قدیمی

نقشه یا نقشه های قدیمی از دیگر مواردی است که احتیاج شدیدی به اسکن دارند . اسکنرهای هستند که کلا جهت اسکن نقشه های قدیمی ساخته شده اند این اسکنرها قادر هستند انواع کاغذ، پوست، اوراق نازک قدیمی و غیره را اسکن نماید. در بیشتر مواقع به دلیل کیفیت ضعیف اصل نقشه به دلیل عمر طولانی آن اسکنرهای قطع بزرگ با بالا بردن کیفیت به وسیله ی نرم افزار های مخصوص، کیفیتی باورنکردنی به این نقشه ها می بخشند . همچنین افراد تیم ما پس از اسکن نقشه با تغییراتی از جمله تنظیم کنتراست و پس زمینه و سایر ادیت های تخصصی موجب بهبود نقشه های قدیمی شما می شوند.

۶ – اختصاص دادن منابع

اسکنرهای طولی یا اسکنرهای عریض علاوه بر هزینه های نگهداری نیاز به افراد متخصص جهت اسکن دارد؛ این امر سبب می شود جهت اسکن نیاز باشد افراد خاصی را جهت استفاده از آن تعلیم و اختصاص داد که این امر نیاز به منابع انسانی و مالی خود دارد.

۷ – برون سپاری.

متاسفانه اسکنرهای طولی به نسبت اسکنرهای اداری و رومیزی قیمت های بسیار بالایی دارند قیمت اسکنر نقشه ۱۰ میلیون تومان شروع شده و تا ۲۰۰ میلیون تومان ادامه ادارد؛ البته این طیف بالای قیمت در مشخصات سخت افزاری اسکنرهای طولی نهفته است. در بعضی از مواقع خرید یک اسکنر نقشه به دلایل مختلفی معقولانه بنظر نمی رسد در این گونه موارد بهتر است اسکن نقشه های خود را به مراکز خدمات اسکن نقشه واگذار نمائید. دیجیتال داک با ارائه ی خدمات برون سپاری خود اسکن بسیاری از نقشه های قطع بزرگ و نقشه هایی از قبیل نقشه ی زمین ، نقشه های طراحی، نقشه های صنعتی و پوسترها و دیگراسناد بزرگ شما را در کوتاهترین زمان مطابق با استانداردهای شما انجام خواهد داد. اطلاعات بیشتر  

۸ – امنیت.

برای داشتن امنیت و اطمینان از عدم دیده شدن برخی از اسناد بزرگ و اوراق قطع بزرگ راه کارهای گوناگونی وجود دارد. یکی از این راه کارها اسکن این گونه اسناد است. پس از اسکن و دیجیتالی کردن نقشه ها یک سیستم مدیریت اسناد می تواند دسترسی به فایل های خاص را برای افراد مختلف محدود نماید. خدمات اسکن نقشه ها در محل شما یکی دیگر از خدمات اسکن تیم ما است که برای این مبحث طراحی و ارائه شده است.

جمع بندی

هنگام برنامه ریزی برای اسکن اسناد بزرگ و نقشه ها خود، در نظرگرفتن این ۸ عامل برای تصمیم گیری می تواند به شما کمک نماید. این که آیا شما نیاز به خرید اسکنر طولی دارید یا بهتر است اسکن نقشه های خود را به یک شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن واگذار نمایئد نیز با توجه به معایرهایی همچون هزینه، کیفیت، امنیت، و … به راحتی قابل تشخیص است. تنها ذکر یک نکته حیاتی است که اسکن با حجم بالا، به نیروی متخصص، اسکنر نقشه با کیفیت و مخصوص، نرم افزار مدیریت اسناد مخصوص و … نیاز دارد که هر کدام به نوبه ی خود در خروجی کار تاثیر می گذارد. تیم اسکن دیجیتال داک با دانش گسترده در زمینه ی اسکن اسناد در قطعات بزرگ با تیراژهای مختلف از حجم کم تا تیراژهای چند صد میلیونی می تواند راه حلی برای دیجیتالی سازی اسناد شما به شمار آید. اطلاعات بیشتر یا  تماس با ما