صنعت بایگانی اسناد به استقبال فناوری میرود

علم و فناوری تغییرات قابل توجهی در صنعت مدیریت پرونده (اسناد) و بایگانی آنها نموده است . دانستن اینکه چه چیزی جدید است و چگونه می تواند در راستای کارامدی بیشتر، به شما کمک نماید ، در تصمیم گیری ها یک امر حیاتی است . در شیوه زندگی کنونی ، نگهداری اسناد و مدارک با تغییرات شدیدی مواجه شده که گاهی نیز این تغییرات برای سازمان ها ایجاد مشکل می کند، و گاهی سرعت انجام امور را افزایش می بخشد.  در اینجا اشاره ای گذرا به آخرین روند فناوری که در صنعت بایگانی اسناد روی داده است، می اندازیم.

مدیریت پرونده ها تحت پلتفرم های موبایل – پرونده های کاغذی در بسیاری از صنایع از جمله بهداشت و درمان ، نهادهای قانونی و دولتی به  سوابق دیجیتالی و پروتکل های مدیریتی تبدیل شده اند. فراهم آوردن امکان دسترسی آسان سند برای کاربران با تلفن همراه یکی از ایده های موفق در این زمینه به شمار می رود .

فرکانس رادیویی (RFID) – استفاده از تراشه های کامپیوتری به صورت برچسب بر روی اسناد  این اجازه می دهد تا کاربر عملیات پیگیری سند خود را در هر زمانی بدون احتیاج به مراجعه ی حضوری انجام دهد. این امر موجب حذف کامل زمان های اضافی برای جستجو و دسترسی به سوابق می شود.

بارکد و فهرست سازی  – با استفاده از تکنولوژی استاندارد بارکد، شما به راحتی قادر به پیدا کردن اسناد خود با یک اسکن ساده از این بارکد هستید . این کار را می توان برای کانتینرهای ذخیره سازی ، پوشه های فایل و یا حتی سیستم عامل رسانه های دیجیتال استفاده نمود .

دیجیتالی و اسکن اسناد – چه دوست داشته باشیم چه نه ، اسناد کاغذی هنوز هم بخشی از روز ما را در زندگی و معاملات شخصی و کسب و کار اشغال کرده اند . با اسکن تمام اسناد خود ، نه تنها پروسه بازیابی سوابق خود را آسان می کنید ، بلکه با این کار آنها را بیمه کرده اید . در واقع اسکن اسناد عامل مهمی در هنگام بروز یک فاجعه به شمار می رود .

حفظ و عدم سرقت اطلاعات – ظهور فن آوری های دیجیتال نه تنها سرعت بی واسطه و مستقیم را به ارمغان می آورد بلکه به روند حفظ و نگهداری سوابق ، کمک شایانی می نماید . با این امر مجرمان دیگر قادر به دسترسی آسان به پرونده ها نیستند . همچنین با استفاده از روش های جدید نابود سازی اطلاعات (کاغذ خردکن ها، خردکن های CD و …) می توانیم مطمئن شویم که تمامی اطلاعاتی که می خواهیم از بین ببریم به طور کامل نابود شده و دزدیده شدن آنها توسط مجرمان به امری محال تبدیل می شود.