اسکن و دیجیتال سازی پرونده ها – کمک به آینده ی دفترکار

قفسه های نگه داری پرونده ها در فضای بایگانی بسیاری از ادارات با سرعت نسبتا زیادی در هر ماه در حال پر شدن و افزایش حجم هستند. حتی گاهی اوقات ممکن است که دفترتان تحت سلطه قفسه ها و کشوهای بایگانی پرونده ها و آرشیو اسنادی از مشتریان باشد.

اسکن و دیجیتال سازی پرونده ها – کمک به آینده ی دفترکار

اسکن و دیجیتالی شدن پرونده های بایگانی شده یک گام مثبت در نجات شرکت های مذبور و پس انداز میلیون ها تومان در هزینه ی فضای بایگانی پرونده های فیزیکی است؛ همچنین باعث حذف زمان هدر رفته برای دسترسی به پرونده های فیزیکی، سازماندهی، ارسال، فکس آن ها می باشد.

مزایای اسکن پرونده های بایگانی:

با اسکن و دیجیتالی سازی پرونده ها به صورت آرشیو الکترونیکی، کل فضای ذخیره سازی را می توان به یک CD تبدیل نمود، پس از آن می توانید از این فضای فیزیکی برای اهداف مهم دیگری استفاده نمائید.

این تنها مزیت اسکن نیست، ببینید که چگونه اسکن پرونده ها می تواند به شما کمک کند:

– اطمینان از اینکه در صورت بروز فاجعه و یا جابجایی، از تمامی پرونده ها در خارج از فضای دفتر یک بک آپ (فایل پشتیبان) موجود است.

– پرسنل مربوطه در بخش بایگانی و همچنین مشتریان می توانند به راحتی می توانند خارج از محیط بایگانی با استفاده از یک صفحه وب خصوصی امن از روند کار خود آگاه شوند.

– دسترسی فوری به هر پرونده از هر کامپیوتری با استفاده از جستجوی بسیار سریع

– اسناد می توانند از هر کامپیوتری توسط ایمیل؛ کپی، ارسال، جستجو و چاپ شوند.

– حذف زمان صرف شده توسط کارکنان برای جستجوی پرونده ها از طریق سازماندهی وایجاد سیستم مدیریت اسناد بهینه شده

– کمک به محیط زیست از طریق کاهش استفاده از کاغذ و مواد مصرفی

در حال حاضر نگه داری اسناد صرفا در قالب پرونده فیزیکی یک فرآیند تجاری مخاطره آمیز عنوان می شود. زیرا خطراتی مانند آتش سوزی و سیل و یا ازبین رفتن اتفاقی و یا صدمه به اسناد می تواند باعث نابودی و یا صدمات جبران ناپذیر به سازمان مربوطه شود.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir