آیا نیازمند یک استراتژی برای مدیریت سوابق هستید؟

نگهداری سوابق برای تمام شرکت ها ضروری است. داشتن سوابق سازمان کمک می کند تا حفظ اطلاعات، بازیابی اطلاعات به موقع در کسب و کار، مطابق با مقررات به درستی انجام پذیرد و این کارتضمین می کند که اطلاعات حساس شما ایمن خواهد بود.

پیاده سازی یک استراتژی برنده برای تجارت شما

اما آیا تمام تکنیک های مدیریت سوابق موجود، استراتژی مناسبی برای کسب و کار شما را دارا است؟ در اینجا برخی از نیازهای رایج مدیریت مدارک و استراتژی مناسب آن را بیان می نماییم :

پاکسازی درهم و برهمی: همانطور که صندوق های ذخیره سازی درهم و برهمی چند برابررا ایجاد کرده و در نهایت بیشتر فضای اداری را اشغال می کنند . دو گزینه اساسی برای کاهش این ازدهام وشلوغی وجود دارد. اول، شما می توانید به سادگی پرونده ی خود را خارج از مکان سازمان یا شرکت خود و در یک مرکز ذخیره سازی سوابق امن ذخیره کنید . راه دوم ، تبدیل اسناد ثبت شده خود به صورت فایل های الکترونیکی است . از آنجا که میلیون ها پرونده می تواند بر روی یک دیسک مناسب ذخیره شود ، این کار یک راه خوب برای صرفه جویی در فضا خواهد بود .

مدیریت و نگهداری سوابق: در کسب و کار تولید ، کاغذ و اسناد باید برای طول چرخه زندگی مراقبت شوند. برخی از اسناد، به ویژه مالیات ها و فایل های حقوقی، باید برای چند سال حفظ شود. مناسبترین راه ، ذخیره سازی این اسناد در یک مرکز خارج از محل می باشد . با این حال ،  تبدیل آنها به اسناد الکترونیکی با تمامی سوابق دیگر، دسترسی سریع به اسناد مهم را برای پرسنل فراهم می نماید .

ذخیره سازی اسناد برای همیشه: فایل هایی که برای همیشه به آنها احتیاج دارید ، باید به خوبی آرشیو و ذخیره سازی شوند. با ذخیره سازی آرشیوی، سوابق باید در یک آب و هوا تحت کنترل در یک مرکز ، که به این کار اختصاص داده شده، به صورت امن محافظت شود. ذخیره سازی الکترونیکی گزینه دیگر خوبی برای ذخیره سازی طولانی مدت است. داده های دیجیتال علاوه بر این که در طولانی مدت از آسیب مصون هستند ، نسبت به اسناد کاغذی فضای کوچکی را نیز اشغال می نمایند .

حفاظت از اطلاعات حساس: مسئولیت اصلی مدیریت سوابق بیشتر ذخیره سازی فایل های قدیمی و همچنین امن نگهداشتن این فایل ها است . از آنجا که موارد تقلب و سرقت برای هر کسب و کاری می تواند رخ دهد، این کار از اهمیت زیادی برخوردار است . قفل کردن فایل و محدود کردن دسترسی با کلید و کلمه عبور از راه های کنترل امنیت در مدیرت اسناد به شمار می رود . تغییر کلمه عبور بطور مکرر و نصب فایروال و آنتی ویروس نیز دیگر روش ها برای بالا بردن امنیت فایل های قدیمی است . آیا تبدیل سوابق حیاتی خاص به شکل الکترونیک و مدیریت تمام فایل های حساس در یک مخزن آنلاین مطمئن بهتر است یا ذخیره سوابق در یک مرکز امن خارج ازمحل !

نیاز به یک برنامه برای مدیریت پرونده می تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد ، اما در یک چیز مشترک است و آن هم این که همه مجریان کسب و کار باید به نوعی از استراتژی نگهداری و ثبت مدارک استفاده نمایند . برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مدیریت مدارک، با ما در تیم دیجیتال داک تماس بگیرید.

منبع