با توجه به اهمیتی که اسناد تاریخی در هر تحقیق و پژوهشی دارند و استناد به آنها اعتبار بیشتری به پژوهشهای تاریخی می‌بخشد سعی داریم موقعیت و جایگاه اسناد، در تاریخ‌نگاری را ذکر کنیم. به این منظور تأثیر مثبت اسکن اسناد در پژوهشهای تاریخی به عنوان مهمترین منابع مکتوب شده مورد بررسی قرار گرفته و پس از آن به بحث درباره مفهوم آرشیو و مدارک آرشیوی خواهیم پرداخت.
اهمیت و اعتبار سند، اصالت اسناد به ویژه اسناد آرشیوی را برای استفاده مورخ بیان می‌کند و اینکه نسبت به ‌آثار باستانی و آثار مکتوب دیگر کمتر مورد سوء استفاده و جعل قرار گرفته‌ اند.
از دوران اختراع خط و سهولت در نگارش و ثبت و ضبط حوادث و وقایع تا دوران اختراع صنعت چاپ و پدیدار شدن اسناد در متون تحقیقی و بایگانی آنها، اسناد مهمترین منبع تاریخی محسوب شده که مورخان با استناد به آنها به صحت و سقم مطالب خود پی برده‌، با مدارک مستدل و براهین مستحکم‌تر به بررسی حوادث و رویداد‌های تاریخی پرداخته‌اند. اگر چه در ابتدا بی‌‌توجهی به جمع‌آوری اسناد و استناد به آنها موجب از بین رفتن بسیاری از اسناد مربوط به تاریخ ایران شده و مسامحه در این امر مهم باعث شده فقط راجع به بعضی از دورانهای تاریخی سند موجود باشد.
اسناد برای پژوهشهای تاریخی، همچون مصالحی هستند که مورخ با استفاده از آنها به بازسازی تاریخ می‌پردازد و در نتیجه «روابط اجتماعی» انسانها به وجود می‌آید. اسناد با توجه به استفاده‌‌ای که در هر زمان از آنها می‌شود دارای دو ارزش اداری و تحقیقی هستند. تا زمانی که مطالب آنها مربوط به مسائل روزمره جاری است، اداری یا شخصی محسوب می‌شوند. پس از آن که ارزش جاری و روزمره خود را از دست دادند ارزش تحقیقی و استنادی پیدا می‌کنند. بنابراین پژوهشها و تحلیلهای مورخ بدون مراجعه به اسناد کامل نخواهد شد.
اسناد تاریخی از مهمترین منابع مکتوب در پژوهشهای تاریخی به شمار می‌آیند که شامل:
مکاتبات حکومتی، فرمانها، معاملات سیاسی، گزارشهای اقتصادی، فرهنگی، نظامی، اسناد قضایی، مالی، حقوقی و برخی مکاتبات خصوصی و خانوادگی می‌باشند.
بی‌توجهی به حفظ و نگهداری اسناد، موجب از میان رفتن بسیاری از آنها در طول تاریخ شده است. مورخ بیش از هر چیز باید از اصالت سندی که به ‌آن استناد می‌کند و جعلی نبودن آن مطمئن باشد.
برای تعیین اصالت سند می‌توان شواهدی را در آنها در نظر گرفت. سندی که بتوان به آن اطمینان کرد، نباید مخدوش، خط خورده، تراشیده، شکسته، ترمیم شده و نونویس باشد.
اگر سند رونوشت یا به اصطلاح قدیم «سواد» است باید از روی اصل استنساخ شده و خلاصه نشده باشد. برای شناسایی سند، توجه مهر و حاشیه نوشته‌های آن ضروری است از طریق کاغذ، مرکب و تزیینات یک سند نیز می‌توان اصالت آن را تعیین کرد.

مدارک آرشیوی

آرشیو (Archives) مجموعه نوشته‌ها و اوراقی هستند که خود حاصل فعالیتهای روزمره و مستمر دیوانهای سابق و ادارات کنونی می‌باشند و مندرجات آنها از نظر نحوه بهره‌برداری دارای دو گونه ارزش اداری و ارزش تحقیقی است، به این معنی که مادامی که مطالب آنها مربوط به امور جاری و روزمره اداری است دارای ارزش اداری هستند پس از آنکه از گردش فعالیتهای روزمره اداری خارج شدند ارزش تحقیقی و استنادی پیدا می‌کنند.
در این حالت به آنها «اسناد تاریخی» اطلاق می‌شود. بدین ترتیب اسناد تاریخی شامل کلیه فرمانهای سلطنتی، مکاتبات و اسناد سیاسی، معاهدات، نوشته‌های اداری، اسناد قضایی، مالی و حقوقی، گزارشهای اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و نظامی و برخی مکاتبات خصوصی دوستانه و خانوادگی می‌باشند که در قدیم به آنها: سلطانیات، دیوانیات و اخوانیات می‌گفتند.

حساسیت کشورهای مختلف به حفظ اسنادشان که بعضا عمر آن‌ها به صد سال هم نمی‌رسد بیانگر اهمیت آرشیو اسناد است .خوشبختانه کشور ما مشکلی در وجود اسناد با ارزش و قدیمی و در معنای کلی محتوا ندارد، از طرفی نیز مردم حاضرند تا اسناد و کتاب‌های قدیمی خود را در اختیار مرکز اسناد ملی قرار دهند ولی ما به دلیل کمبود فضا و بودجه قادر به حفظ پیشینه خود نیستیم.

اهمیت و اعتبار سند

از میان گروههای پنجگانه منابع و مآخذ تحقیقی :

1. منابع ذهنی یا نقلی
2. منابع باستانشناسی
3. منابع تصویری و ترسیمی
4. منابع کتبی
5. مدارک آرشیوی

مدارک آرشیوی دارای اصالت و اعتبار بیشتری است زیرا هر سند اداری و دیوانی و هر فرمان و نامه رسمی که امروز به دست می‌آید به زمان و رویدادی خاص و حقیقی بستگی داشته و در نتیجه رابطه مستقیم و طبیعی بین اثر و مؤثر موجود است. به علاوه قضاوتها و داوریهایی که درباره آنها می‌شود و آنچه از محتوای آنها استباط می‌گردد برخلاف متون قدیمی که دستخوش تغییر و تبدیل و شک و اصلاح بوده‌‌اند و یا مدارک باستانشناسی که مبنای قضاوت و استنباط در مورد آنها غالباً مبتنی به حدس و گمان و تقریب است، بر پایه اعتبار و یقین و اصالت آنها استوار است.
ضمناً چون برای حفظ روابط جامعه با دستگاههای اداری و حاکمه تهیه و تنظیم شده و می‌شوند خالی از شایعه، دروغ، تظاهر، اغراض خصوصی و ملاحظه‌کاریهاست. همین نقش اساسی و قابل اعتماد که این منبع، در اصالت ضبط وقایع ایفا می‌نماید از قدیم‌ترین ایام در جوامع باستانی شناخته و اهمیت آن آشکار بوده است. بنابراین با استفاده از این نوع مدارک به اشتباهات، پرده‌پوشی، مجهولات، گزافه‌گویی‌‌ها و بالاخره ملاحظه‌کاریهای برخی از تاریخ‌نویسان گذشته می‌‌توان پی‌برد و حقایق امور را درک و کشف کرد.

با موارد بیان شده فوق به نیاز شدید دنیای امروز به حفظ و ثبت اسناد خود در تمام ضمینه ها پی می بریم. اسناد و مدارکی که امروز در دست ما و یا سایر مردم در هر جای دنیا قرار دارد شاید در آیده برگی از تاریخ گردد برگی که ممکن است یک فرد یا ملت را به اوج ببرد. بیایید در حفظ تاریخ دستی داشته باشیم، برای اطلاع از خدمات اسکن اسناد تاریخی می توانید از طریق فرم تماس یا سایر روش های دیگر با ما تماس حاصل نمائید.