اصطلاح “پرونده” در محبث پزشکی، به طور کلی به سابقه پزشکی و سوابق بهداشتی گفته می شود. پرونده ها یا نمودارهای پزشکی می تواند یک کاغذ فیزیکی ، یک کپی دیجیتالی از پرونده فیزیکی، و یا یک پایگاه داده در سیستم الکترونیکی مدارک پزشکی باشد. استفاده و نگهداری از پرونده ها تحت قوانین سازمان بهداشت و معاونت درمان تنظیم می شود و عدم تطابق با این قوانین می تواند مجازات های شدید و جریمه های شدیدی را به دنبال داشته باشد.

اصلاح اسکن نمودارها و اسناد پزشکی معمولا در مواقع پر شدن فضای بایگانی، یا جابجایی و یا الکترونیک سازی مرکز پزشکی مطرح می شود. فرآیند اسکن مراکز پزشکی به ۴ بخش زیر تقسیم می شود:

برنامه ریزی

برنامه ریزی شامل: نحوه سازماندهی پرونده ها و مدارک پزشکی برای اسکن، چه پرونده ها و یا اوراقی بعد اسکن امحا می شوند؟ چه پرونده هایی از نظر پزشکی (۱۵ سال) لازم به نگه داری دارد؟ آیا نیاز به نرم افزار آرشیو و بایگانی الکترونیکی است یا خیر؟ چه نرم افزاری برای پرونده های اسکن شده است در نظر گرفته شده؟ چه مشخصاتی برای نرم افزار بایگانی مستندات نیاز خواهید داشت؟ چگونه پرونده های الکترونیکی را باید تنظیم نمود؟ چه آیتم هایی برای ورود اطلاعات و جستجو پرونده ها نیاز است؟ چه مقدار بودجه جهت عملیات اسکن لازم است؟ تعداد پرونده های بایگانی چقدر است؟ تعداد میانگین اوراق برای اسکن چقدر است؟ محل اسکن را در نظر گرفته اید؟ در صورت امکان جابجایی پرونده ها، حمل و نقل پرونده ها چگونه است؟ و بسیاری موارد دیگری که نیاز به بررسی دارد.

بسته بندی و حمل و نقل

عملیات اسکن به دو صورت اسکن در محل، یا اسکن با انتقال پرونده ها به شرکت خدمات اسکن انجام می گیرد. در نظر داشته باشید در هر دو حالت پرونده ها باید همیشه با دقت و امنیت کامل بدون بهم ریختگی منتقل شوند. بسته بندی مناسب (حفظ ترتیب شماره پرونده ها) تنها راه برای اطمینان از این است که در صورت بروز یک مورد اورژانسی شما می توانید حتی در زمان اجرای پروژه اسکن به پرونده فیزیکی دسترسی پیدا کنید. وسایل نقلیه مورد استفاده جهت جابجایی و حاوی پرونده های فیزیکی هرگز نباید بدون مراقبت رها شوند.

فرآیند اسکن

فرآیند اسکن با آماده سازی پرونده های فیزیکی آغاز می شود. همچنین اگر تصمیم به نازک سازی و امحای اوراقی از پرونده دارید که دیگر نیاز به نگهداری و اسکن آن ها در پرونده ی پزشکی نیست، آنها را باید در بخش آماده سازی حذف کنید. اسکن باید توسط اسکنر حرفه ای و با نرم افزار حرفه ای اسکن و از همه مهمتر اپراتور و پرسنل تعلیم دیده انجام شود. اپراتور در اسکن نقش کلیدی ای ایفا می کند چرا که می تواند در صورت عدم هوشیاری و یا تعلیم صحیح باعث نابودی کل پروژه به صورت خاموش شود. اسکنر های سطح پایین نیاز دارند که در حین کار چند بار تغذیه و پاکسازی شوند که این کار باعث گم شدن برگه های پرونده می شود. حتی یک صفحه از دست رفته می تواند یک فاجعه قانونی برای دفتر بیمارستان، کلینیک و یا مطب دکتر به وجود آورد. تمام اسکنرها نیاز به تمیز کردن منظم  شیشه های دوربین، شفت ها و … دارند. اگر یک اسکنر به طور مداوم در طول روز مورد استفاده قرار گیرد، ممکن است نیاز به تمیز کردن بیش از یک بار در روز داشته باشد. کاغذ کثیف است و کاغذ مورد استفاده باعث کثیفی بیش از حد اسکنر می شود. نرم افزار حرفه ای اسکن به دلیل اینکه از راندمان بالایی برخوردار است، مورد استفاده قرار می گیرد. این نرم افزار امکان پردازش “دسته ای” فایل ها را فراهم می کند، به این معنی که پردازش چندین پرونده در یک مرحله اسکن انجام می پذیرد. عدم انتخاب نرم افزار صحیح و مناسب باعث می شود علاوه بر اتلاف وقت و هزینه، فایل نهایی بلااستفاده باشد. همچنین اگرمی خواهید پس از اسکن قادر به جستجوی موارد درون پرونده باشید، نرم افزار OCR حرفه ای برای این کار بسیار مناسب است. لازم به ذکر است که OCR تنها برای متن تایپ شده با ارزش است و برای متن های دست نوشت غیر قابل اعتماد است. پس اگر اوراق شما دست نویس است، OCR در آن کاربردی نخواهد داشت.

تأیید، امحا یا نگه داری مجدد

به طور کلی، یک پروژه اسکن زمانی با کیفیت در نظر گرفته می شود که در آن نتوان هیچ خطایی را شناسایی کرد و در واقع این تعریف  “کیفیت بالا” است. پرونده اسکن شده باید برای کیفیت، تأیید شوند. انواعی از روش ها، باید با هم استفاده شوند تا در نهایت بتوان کیفیت بالای کار را تصدیق کرد. نمونه گیری دقیق و وسیعی باید در طول پروژه برای تأیید اسکن استفاده شود. برای اعتماد به افزایش کیفیت، حجم نمونه را می توان کاهش داد. نسخه الکترونیکی از پرونده باید در چندین مکان ذخیره شود تا این اطمینان حاصل شود که پرونده، در صورت بروز یک فاجعه، قابل دسترسی باشد. هنگامی که پرونده الکترونیکی مرحله تایید کیفیت را گذراند و به درستی در مکان های مورد نظر ذخیره شد، باید در مورد امحا یا نگه داری مجدد پرونده تصمیمی اتخاذ شود. قوانین نگهداری پرونده های پزشکی نسبتا پیچیده هستند، در این مورد باید با یک متخصص مشورت شود. (پرونده های بدون بستری مجدد تا ۱۵ سال)؛ اگر امحای پرونده ها طبق قوانین مجاز بود، به شدت توصیه می کنیم که بعد از امحا آنها را خرد کرده یا به نحوی نابود کنید، تا اطمینان لازم به از بین رفتن کامل اسناد بوجود آید. اگر تصمیم به نگه داری پرونده نیز اتخاذ شد، پرونده باید به درستی در اتاق بایگانی در محل صحیح نگه داری شود. پرونده ها و اوراق قدیمی ممکن است به شدت در معرض آتش سوزی و آسیب هایی که باعث از دست دادن فایل های اصلی است، قرار گیرند.

در نهایت، شما نیاز به نگه داری پرونده الکترونیکی اسکن شده در جایی دارید. برای این کار ۳  فکر وجود دارد. نخست، انتقال پرونده الکترونیکی به سیستم ویندوز و استفاده کارکنان از آن (تحت نرم افزار یا بدون نرم افزار). روش دوم آپلود تمام پرونده ها و استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد تحت وب است، این مورد برای برخی از مراکز پزشکی و کلینیک های بزرگتر بیشتر شایع است. سوم، که برای کلینیک های کوچک تر شایع است، پرینت پرونده برای زمانی که یک بیمار دوباره برای درمان دوباره به آن بخش درمانی مراجعه می کند. که ما روش اول را توصیه می کنیم.

در پایان ذکر این نکته ضروری است که در صورت اختلال کوچک در هرکدام از مراحل گفته شده بالا، می توان در کل پروژه تاثیر گذار باشد. همچنین موارد گفته شده بالا به صورت کلی درنظر گرفته شده و نسبت به نوع پرونده (پرونده های سرپایی، پرونده های زایمان، پرونده های عمومی و …) مراحل می تواند بصورت کاملا متفاوت انجام شد؛ تنها نکته ها ریز و تجارب کاری می تواند انجام اسکن دقیق و باکیفیت را تضمین کند.

برای اطلاعات بیشتر درخصوص اسکن مدارک پزشکی می توانید به این بخش مراجعه کنید، همچنین می توانید از طریق فرم تماس با ما یا با شماره های ما با ما تماس بگیرید.