هزینه های ذخیره سازی اسناد

تیم دیجیتال داک همیشه سعی کرده بهترین و شفاف ترین توضیحات را در موارد مربوطه بیان کند، در این مقاله نیز ما سعی کرده ایم که هم از نظرات خود و هم از تحقیقات دیگران استفاده کنیم. در اینجا، ما نگاهی به هزینه های بایگانی اسناد فیزیکی می اندازیم، برخی از این هزینه ها ممکن است در حال حاضر برای شما نیز شناخته شده باشد. ما در درجه اول یک شرکت اسکن و دیجیتال سازی هستیم، پس به طور معمول ما معتقدیم که یک راه بهتر برای نه تنها بایگانی بلکه برای دسترسی و استفاده از اسناد نیز وجود دارد.

نگاهی به تحقیق بی طرفانه ما به هزینه های بایگانی اسناد و اینکه چه مقدار از آن می توان هزینه ماهانه شما را تشکیل می دهد.

هزینه بایگانی اسناد فیزیکی

جهت بایگانی شما نیاز به اجاره یک محل جهت نگه داری اوارق و مدارک خود دارید، حال این محل می تواند در داخل شرکت یا سازمان شما باشد یا خارج، ولی حتی اگر بایگانی در داخل اتاقی در داخل شرکت نیز باشد باید توجه کرد که به راحتی می توان در صورت نبود بایگانی، آن محل را برای کاری مهم تر اختصاص داد، به این فضای ذخیره سازی فیزیکی به اصطلاح اتاق بایگانی می گوییم. هزینه محل بایگانی اسناد فیزیکی را تمام سازمان/شرکت ها به صورت ماهیانه پرداخت می کنند، حال این هزینه ممکن است خاموش و یا کاملا مشهود باشد. در ادامه برخی از هزینه های متوسط برای اتاق های بایگانی استاندارد در کشورمان توضیح داده شده است:

قیمت در محدوده بین ۱۵۰ هزار تا ۲ میلیون تومان برای هر اتاق در ماه

البته این هزینه ممکن است برای برخی سازمان ها هزینه بزرگی نباشد، اما تنها با یک ضرب و تقسیم ساده برای اجاره و اشغال یک اتاق بایگانی به مدت یک یا پنج سال به هزینه قابل توجه ای می رسیم. البته باید توجه داشت که هزینه های ذکر شده برای اتاق های بایگانی نسبتا استاندارد بوده و هزینه اتاق هایی که از سطح استاندارد اندکی بالاتر هستند و یا مساحت بزرگتری دارند بسیار بیشتر از این اعداد ذکر شده است.

سایر هزینه های بایگانی مستندات

این هزینه ها بیشتر در کار با اسناد کاغذی بوجود می آیند که البته معمولا هم از جمله هزینه های خاموشی هستند که پس از چند سال نیز به چشم نمی آیند اما شدیدا وجود دارند.

هزینه بازیابی مستندات:

بین ۲هزار تا ۱۰۰هزار تومان برای بازیابی ، بین ۱ هزار تا ۱۰هزار تومان برای جابجایی و بین ۱هزار تا ۵ هزارتومان برای ایجاد هر فایل (سند) در ماه

معمولا مستندات پایه و اساس یک شرکت هستند، حال این مستندات می تواند مالی، علمی، تحقیقاتی، آماری و یا … باشد. نگه داری از این اسناد و جلوگیری از ازبین رفتن آنها یک امر مسلم برای هر شرکتی تلقی می شود. حال تصور کنید سندی خاص گم شده و قادر به بازیابی آن نیستید، ممکن است هزینه بازیابی آن سند خاص تا میلیون ها تومان برسد.

 

هزینه گرد آوری مستندات

این هزینه به دسته هزینه های رفت و آمد و حمل نقل مستندات از محل مورد نیاز به بایگانی و بلعکس گفته می شود. طبق آماری هزینه ارسال پرونده ها به بایگانی و بلعکس دریافت آن ها، در صورتی که فاصله اتاق بایگانی تا محل مورد نیاز حدود ۱۰۰ متر باشد ۵۰۰ هزار تومان در سال است.بیشتر این هزینه شامل زمان های صرف شده جهت دریافت و بازگردان پرونده ها چه توسط کارمند چه شخص دیگری می باشد.

هزینه نگه داریمستندات

کاغذها اشیائی هستند که به شرایط محیطی تاثیر پذیرند. در صورتی که محیط نگه داری مرطوب باشد، احتمال پوسیدن و از بین رفتن مستندات وجود دارد، یا در صورتی که محیط به شدت گرم باشد احتمال از بین رفتن پرونده ها توسط آتش فراهم می شود. عواملی همچون آب، آتش، هوا و … می تواند در کیفیت نگهداری مستندات بسیار موثر باشند، اتاق های بایگانی استاندارد دارای سیستم های گوناگونی همچون سیستم جذب رطوبت، سیستم گردش هوا، سیستم جلوگیری آتش سوزی (غیر از آب)، و … است. تمام این سیستم ها هزینه های مختلفی را برای شرکت ایجاد می کنند.

ذخیره سازیاسناد در ساختمانهای اداری خود شما

شاید شما از مرکز بایگانی مجزا استفاده نمی کنید، اما مقدار زیاد و یا حتی کمی از اسناد را دفتر کار خود، در گوشه ای بایگانی کردید. این نوع بایگانی بیشتر در مشاغل کوچک و متوسط دیده می شود، اما تا به حال به این فکر کرده اید که مساحتی که شما به بایگانی اختصاص داده اید، در ماه چقدر کرایه آن می شود؟

تصور کنید اگه فضایی که به بایگانی اختصاص داده اید را آزاد کنید می توانید در آن فضا چه کارهای دیگری انجام دهید، یا اگر آن فضا را از فضای کاری خود حذف کنید چه مقدار در هزینه اجاره محل کار صرفه جویی می کنید؟ در برخی از مناطق که اجاره محل کار به قیمت های بالایی ختم می شود، حتی یک متر فضای کمتر در ماه هم باعث صرفه جویی بسیار بالایی خواهد.

این تنها برخی از هزینه های ذخیره سازی سند(بایگانی اسناد) بود که با توجه به تحقیق در تعدادی از شرکت ها انجام شده بود و البته هنوز هزینه های خاموش زیادی هستند که شاید از چشم ما نیز دور مانده باشند.

مطالعه بیشتر

برای پیدا کردن اطلاعات بیشتر در مورد اسکن اسناد، راهی ارزان تر و کاربردی تر جهت بایگانی اسناد و مدارک خود، اینجا کلیک کنید.