فواید سیستم مدیریت اسناد

فواید DMS به دو نوع اصلی دست بندی می شود.

ملموس: مزایای قابل لمس آن تغییراتی است که به راحتی قابل شناسایی و اندازه گیری هستند.

ناملموس: مزایای ناملموس تغییراتی هستند که به خودی خود و به راحتی پس از استفاده از DMS ، قابل شناسایی و اندازه گیری نیستند، اما با ایجاد یک سری از تغییرات که به طور غیر مستقیم رخ می دهند، شناخته می شوند.

مزایای ملموس شامل موارد زیر است:

کاهش ذخیره سازی

هزینه ملک تجاری و ضرورت ذخیره اسناد به عنوان مثال بازیابی و رعایت مقررات، بدان معنی است که بر اساس ذخیره سازی سند، فضای درون سازمان هرروزه در حال اشغال بیشتری است. اسکن اسناد و یکپارچه سازی آنها با یک سیستم مدیریت اسناد تا حد زیادی می تواند میزان فضای ذخیره سازی را کاهش دهد. همچنین اجازه می دهد اسنادی که باید به عنوان پرونده فیزیکی ذخیره شوند در مکانی با هزینه کمتر ذخیره شوند.

بازیابی قابل انعطاف اطلاعات

بازیابی اسناد به شکل نسخه چاپی و یا اسنادی که بر روی میکروفیلم ذخیره می شود، باعث جذب زمان زیادی می شود .  DMSبا ایجاد تصاویر الکترونیکی از اسناد و ذخیره سازی آنها به طور متمرکز، موجب می شود تا زمان کمتری برای بازیابی اسناد صرف شود و این امکان را می دهد بدون ترک میز کار اسناد را بیابیم. کاربران DMS (سیستم مدیریت دیجیتال اسناد) همچنین می توانند از طریق سیستم های آنلاین براحتی و در هر زمانی به اسناد دسترسی پیدا کنند.

نمایه سازی قابل انعطاف

نمایه سازی یا همان فهرست سازی در اسناد فیزیکی و میکروفیلم ها فقط ازیک طریق قابل اجرا است، که آن هم دشوار، پر هزینه و وقت گیر است. اما فایل های ذخیره شده در یک DMS را می توان از راه های مختلفی به طور همزمان نمایه سازی کرد .

جستجوی سریع تر و قابل انعطاف تر

 در سیستم های مدیریت اسناد می توانید هرکلمه یا عبارتی را که به بازیابی سند کمک می کند را جهت یافتن پرونده مورد نظر استفاده کرد، این توانایی در میکروفیلم یا پرونده های چاپی غیر ممکن است.  DMS همچنین اجازه می دهد که یک یا چند سند یا پوشه ای را رده بندی یا طبقه بندی کنید که این کار نیز با کاغذ و یا میکروفیلم ممکن نیست.

کنترل و بهبود دسترسی اسناد

تصویربرداری از اسناد الکترونیکی، عملیات به اشتراک گذاری اسناد را با همکاران و مشتریان بر روی یک شبکه آسان و این کار را از طریق ایمیل یا از طریق وب سایت به گونه ای دقیق کنترل می کند. اسناد کاغذی معمولا برای اشتراک گذاری نیاز به فتوکپی دارند و میکروفیلم ها نیز برای این کار باید ابتدا به کاغذ تبدیل شوند. این یک صرفه جویی در هزینه با کاهش هزینه های مرتبط با کپی پرونده مانند، چاپ، پست(هزینه جابجایی) و از بین بردن آن است که معمولا این عملیات با تاخیر زمانی نیز همراه است.

بهبود امنیت

DMS می تواند کنترل دقیقی بر اسناد محرمانه ایجاد نماید. راه حل های بسیاری در DMS وجود دارد که اجازه دسترسی به اسناد برای گروه ها و افراد مختلف کنترل شود. حال فرض کنید پرونده های چاپی اسناد در یک قفسه ی بایگانی و یا در یک اتاق سنتی که دارای همان سطح از امنیت است ذخیره شده اند، یعنی اگر افرادی به قفسه دسترسی داشته باشند به تمام پروندها اعم از محرمانه و عادی دسترسی دارند. اما DMS این آیتم خاص را که برای حفظ اسناد محرمانه با سیستم های مبتنی بر کاغذ یا میکروفیلم دشوار است، کاملا حل کرده است.

مراقبت از حوادث

DMS یک راه آسان برای ذخیره سازی و پشتیبان گیری از تمام اسناد و مدارک خارج شرکت، و ایجاد آرشیوی ایمن با استراتژی های بازیابی فاجعه را فراهم می کند. پرونده های فیزیکی برای بک آپ گیری روش های حجیم و گران قیمتی دارند و در برابر آتش، سیل، خرابکاری، سرقت و دیگر حوادث بسیار آسیب پذیر هستند .

هیچ فایلی از دست نمیرود

جایگزینی اسناد گم شده گران و وقت گیر و گاهی غیرقابل امکان است. با این حال در DMS، تصویربرداری از اسناد به صورت متمرکز باقی می ماند وهنگام نیاز، قابل مشاهده است، بنابراین هیچ فایلی از دست نمی رود و یا اشتباهی رخ نمی دهد. احتمال اشتباه در ثبت اسناد جدید نیز بسیار کمتر است، حتی اگر این اتفاق رخ دهد می توان به سرعت و به آسانی از طریق مکانیسم های جستجو آنها را یافت و اشتباه را تحصیح کرد .

بایگانی دیجیتالی

نگه داشتن نسخه های بایگانی شده از اسناد در یک سیستم مدیریت اسناد، کمک می کند تا محافظت از اسناد کاغذی، که هنوز باید حفظ شود، در یک قالب غیر اختصاصی و بومی، مانند مایکروسافت ورد و یا اکسل انجام پذیرد.

بهبود پیروی از مقررات

خطر عدم همخوانی منجر به جریمه، لغو از کار، و یا در شرایط خاص صدور حکم منجر به بازداشت می شود. در سیستم مدیریت اسناد با ترکیبی از کنترل های امنیتی، مسیرهای حسابرسی، آرشیو و بازیابی فاجعه، این اطمینان حاصل می شود که سازمان قادر به تصدیق اعتبار از اطلاعات ذخیره شده و نشان دادن تطابق با مقررات و الزامات است.

بهبود جریان نقدینگی

افزایش بهره وری از پردازش فرآیندهای مبتنی بر سند، مانند فاکتورها، مجموعه بدهی و “نقدینگی  بحرانی” اسناد ، تضمین می کند که جریان نقدینگی را می توان به صورت متمرکز کنترل و همه مدارک مورد نیاز برای تصمیم گیری را بلافاصله مشاهده کرد.

مزایای ناملموس سیستم مدیریت اسناد DMS ممکن است شامل:

بهبود عملیات داخلی

کاهش زمان یکی دیگر ازمزایای ناملموس ایجاد شده توسط سیستم مدیریت اسناد میتواند باشد. افزایش زمان کاری برای تمامی عملکردها در یک سازمان، منجر به جریان بهتر اطلاعات، افزایش توانایی کارکنان برای حل پرسش ها و وظایف و احساس خوب پرسنل نیز از مزایای آن است.

لبه رقابتی

هم اکنون می توانید همان اطلاعات که قبلا به صورت کاغذ یا میکروفیلم ذخیره شده بود،  به مشتریان و مخاطبان به صورت الکترونیکی عرضه کنید. کاهش زمان ورود به بازار می تواند بر روی محصولات، خدمات و پشتیبانی اثر مثبت داشته باشد و تصور مشتریان را نسبت به امکانات و محصولات شما بهبود بخشد. بنابراین  DMSمیتواند یک مزیت رقابتی بین رقبای خود و یا به تعریف دیگر یک نقطه ضعف رقابتی در مقابل کسانی که سیستم مدیریت اسناد را دارا هستند باشد.

بهبود خدمات به مشتریان و جلب رضایت آنها

در حالت پاسخگویی دستی به دلیل اتلاف زمان زیاد، حصول اطمینان از رضایت مشتری کاهش می یابد. ولی در سیستم مدیریت اسناد با کاهش زمان ، پاسخ حرفه ای تر در زمان بیشتر، صرف جلب رضایت مشتری می شود و کارکنان بیشتر وقت خود را صرف تجارت اصلی میکنند .

حفظ سرمایه فکری – دانش سازمانی

اطلاعات جدید کاری را می توان بین کارکنان از طریق ایمیل و یا روش های دیگر به اشتراک گذاشت، با این کار تمامی کارمندان همیشه از اطلاعات جدید بروز هستند. با این کار حتی کارمندان جزء هم از جریانات کاری اطلاع داشته و می توانند اقدام به نظردهی آسان نمایند.

منبع مطلب

ترجمه: digitaldoc.ir