سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی [به انگلیسی] Electronic Document system management
EDMS یک سیستم نرم افزاری برای سازماندهی و ذخیره سازی انواع مختلف از اسناد کامپیوتری است که یا از اول به صورت الکترونیکی (فایل کامپیوتری) بوده اند یا بعدا از طریق روش های مختلف مانند اسکن از حالت فیزیکی (مثلا کاغذ) به صورت الکترونیکی در آمده اند. این نوع سیستم در واقع یک نوع خاص تری از سیستم مدیریت اسناد قدیمی است که قبلا به صورت فیزیکی انجام می پذیرفت که به کاربران و مدیران برای سازماندهی و مرتب کردن کاغذ و یا اسناد دیجیتال کمک می کند. EDMS را می توان گفت، به طور خاص یک سیستم نرم افزاری است که اسناد دیجیتال، به جای اسناد کاغذی درون یک سازمان ایفای نقش می کنند، هر چند در برخی از موارد، این سیستم نیز ممکن است فقط نسخه های اسکن شده ای از اسناد کاغذی را اداره کند.
برخی از کارشناسان معتقد هستند که سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) شباهت زیادی با یک سیستم مدیریت محتوا (CMS) دارد. تفاوت عمده میان این دو سیستم در این است که اکثر سیستم های CMS برای ایجاد محتوای وب سایت از یک سایت مرکزی طراحی شده اند، در حالی که یک سیستم مدیریت اسناد اغلب در درجه اول برای آرشیو اسناد الکترونیکی مورد استفاده قرار می گیرد.
به منظور ارائه طبقه بندی خوب برای اسناد دیجیتال، بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در یک فرایند دقیق برای ذخیره سازی اسناد، از جمله عناصر خاص به نام ابرداده تکیه می کنند.ابرداده در اصل یک سند دسترسی آسان به اطلاعات کلیدی تعریف می شود، برای کسانی که در جستجوی یک فایل در بایگانی هستند، ابرداده با کلمات کلیدی و یا دیگر استراتژی های انجمنی به آنها کمک خواهد کرد. یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی خوب و کارآمد برای یک کسب و کار یا سازمان بسیار با ارزش است.
از مزایای این سیستم می توان به
– کاهش فضای ذخیره سازی
– دسترسی قابل انعطاف
– نمایه سازی (ثبت) قابل انعطاف
– جستجو سریع تر و قابل انعطاف تر
– کنترل و بهبود اشتراک گذاری اسناد
– افزایش ضریب امنیت
– بازیابی
– بدون فایل های از دست رفته
– آرشیو دیجیتال
– بهبود پیروی از مقررات
– بهبود جریان وجوه نقد
– بهبود عملیات داخلی
– مزیت رقابتی
– بهبود و رضایت مشتریان
اشاره کرد
دیجیتال داک مشتکل از چند شرکت داخلی که تمامی آن ها در ضمینه مذبور فعالیت می کنند، آماده ارائه کلیه خدمات و مشاوره های لازم در رابطه پیاده سازی و اجرای سیستم مدیریت اسناد می باشد.
شعار ما بهترین روش، پرسرعترین روش، دقیق ترین روش، و مرقون به صرفه ترین روش است.
علاوه بر فرم ها و شماره های قید شده در بخش تماس با ما جهت مشاوره، برای تصمیم گیری دقیق تر و بهتر شما می توانید از نظرات مشتریان ما و همچنین پروژه های انجام شده ما در بخش پروژه ها دیدن نمائید.